Obrigações Relativas ao Processamento de Faturas

No passado dia 15 de fevereiro foi publicado o decreto-lei 28/2019, que inclui novas obrigações fiscais a aplicar em 2019, nomeadamente:

O novo decreto lei contém toda a regulamentação sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e a respetiva conservação dos mesmo para efeitos de elementos de contabilidade nas empresas.

Destaca-se ainda a erradicação das faturas em papel e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico de documentos relativos a:

  • imposto sobre o valor acrescentado (IVA);
  • imposto sobre o rendimento de pessoas coletivas (IRC);
  • imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS).

Quais as principais mudanças?

As faturas poderão ser emitidas em formato digital, caso o consumir esteja de acordo, sendo disponibilizadas no Portal das Finanças e enviadas pelo comerciante por via eletrónica.

Da mesma forma, os sistemas de arquivo documental das empresas poderão passar a ser inteiramente digitais, mesmo para documentos processados em papel. Neste caso os documentos poderão ser digitalizados para salvar em formato eletrónico.

Mas estas não são as únicas alterações. A partir de 2020, as faturas passarão a conter um código único de documento e um código de barras bidirecional (Código QR), para reforçar o combate à fraude e evasão fiscal. Esta funcionalidade irá também permitir a comunicação de faturas de despesas por parte dos contribuintes para efeitos de IRS, mesmo que estas não contenham o número fiscal.

Os documentos processados por meio eletrónico que são apresentados ao consumidor devem conter:

  • número sequencial do documento;
  • data e hora de emissão;
  • Nome da empresa e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou serviços prestados.
28 Fevereiro, 2019 / 

Comunicação de Inventários à AT 2019

Nos termos do artigo 3º-A do Decreto-Lei 198/2012, a partir de janeiro de 2015 a comunicação de existências deve ser feita por no Portal e-fatura através do envio do ficheiro de inventário.

As empresas que não têm existências, mas que sejam obrigadas por lei a fazer esta comunicação de inventário, devem declarar no portal e-fatura que não têm existências. Para estes casos não existe necessidade de efetuar a importação de qualquer ficheiro.

Quem é obrigado a comunicar o inventário de existências?

A comunicação de inventários à AT é um requisito obrigatório e aplica-se às seguintes entidades:

  • Singulares ou coletivas;
  • Com contabilidade organizada;
  • Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal;
  • Com volume de faturação superior a 100 mil euros no ano anterior.

Qual o prazo de entrega do inventário à AT?

A comunicação de inventários de existências à AT deve ser feita entre dia 1 e 31 de janeiro, por via eletrónica. Sendo referente ao período de exercício anterior.

Em caso de incumprimento a entidade fica sujeita a uma coima entre 200 e 1000 euros.

Como comunicar o inventário à AT

Para efetuar a comunicação de inventários deve aceder ao Portal das Finanças e fazer a importação do ficheiro de inventário de existências. Após efetuar o login e aceder a Início > Empresas > Entregar > Ficheiro de Inventário.

Podem ser entregues múltiplos ficheiros, mas não é permitida a entrega parcelar.

Que elementos que devem constar na comunicação do inventário?

Segue aqui a lista de elementos obrigatórios:

  • Número de identificação fiscal;
  • Período de tributação a que se refere o inventário
  • Data de referência do inventário (deverá coincidir com o fim do respetivo período de tributação)
  • Ficheiro com tabela de inventário (de acordo com a estrutura fornecida pela AT)
15 Janeiro, 2019 / 
empresa crescer

Sabe como fazer uma empresa crescer?

Todas as partes de uma empresa devem estar em sintonia para que o gestor do mesmo responda à pergunta: Como fazer o meu negócio crescer?

Os gestores têm um desafio praticamente diário que é fazer com que as ações que desempenham na empresa tragam resultados cada vez mais positivos. Para isto acontecer, “os tiros devem ser certeiros”, ou seja, devem ser feitos os investimentos certos.

Aqui, terá 5 dicas para que faça com que a sua empresa cresça e consiga atingir os resultados que deseja.

Apostar na formação dos Recursos Humanos:

As pessoas fazem uma empresa. Os recursos humanos da mesma devem estar qualificados de modo a desempenhar as funções chave da organização. Para isto acontecer é preciso aperfeiçoar rotinas para que a produtividade da sua equipa aumente. Como é que pode aperfeiçoar rotinas? Através de formações contínuas que treinem a sua equipa para terem uma maior capacidade de execução de tarefas aumentando assim, os resultados da empresa.

Fazer um bom controlo de gestão e ter transparência 

Uma boa gestão empresarial leva normalmente ao sucesso de um negócio. Esta gestão deve estar alinhada com as ferramentas necessárias para o acompanhamento e controlo de operações. Para que o gestor possa tomar decisões estratégicas deve obter sempre informações credíveis e transparentes sobre o seu negócio.

Acompanhamento e ajuste de processos

Se houver uma sinergia entre todos os departamentos de uma empresa, os mesmos podem encadear as suas tarefas-chave para obter resultados positivos. Todos os processos devem ser acompanhados e mapeados para que se identifiquem desvios significativos com uma rapidez maior. Para isto acontecer o gestor deve ter uma postura proactiva e vigilante.

Apostar na inovação e na qualidade da tecnologia

A tecnologia é a maior arma que uma empresa tem face à concorrência. Quando se inova e atualiza constantemente os recursos mais importantes no que toca a executar tarefas-chave, a probabilidade de se posicionar à frente dos seus concorrentes aumenta exponencialmente.

Apostar no Marketing para aumentar a visibilidade

Mostre o seu negócio com regularidade ao seu mercado-alvo. Deve investir em marketing e mostrar quais as qualidades que diferenciam o seu produto/serviço da concorrência.

Invista em tecnologia para que os seus processos e operações sejam melhorados e para estar ativo no mercado.

Procura uma software de faturação para o seu negócio?

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16 Novembro, 2018 / 
Cinco Passos para Otimizar a Gestão de Negócios | Controlex Sistemas - Software de Faturação

Cinco Passos para Otimizar a Gestão de Negócios

Ter uma empresa envolve a tomada de decisões constantes, o que nem sempre é uma tarefa fácil. Para o ajudar, a Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos para otimizar a gestão de negócios.

 

A gestão de negócios é um caminho sinuoso e repleto de barreiras e desafios. Cabe ao gestor encontrar a melhor forma de ultrapassar cada um dos percalços que aparecem e perceber qual a melhor forma de incentivar o crescimento da empresa.

No entanto, muitos gestores falham por dedicarem demasiado tempo a tarefas que podem ser otimizadas. As tarefas do dia a dia levam a que não consigam dedicar-se ao crescimento do negócio. Mas existem várias formas de contornar este problema!

Para o ajudar, a Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos que o ajudam a otimizar a gestão de negócios!

 

Cinco Aspetos Essenciais para Otimizar a Gestão de Negócios

 

1. Defina as metas e objetivos a alcançar

Ter metas estabelecidas é um ponto fulcral na gestão de empresas. Para além de ajudar a motivar os colaboradores, ter objetivos definidos ajuda a mensurar resultados e perceber em que ponto está o negócio.

 

2. Esteja a par das tendências de mercado

Na gestão de negócios é sempre importante acompanhar as tendências de mercado. Este ponto deve envolver o entendimento da procura e necessidades do cliente e a análise do trabalho da concorrência. É isto que permite que não fique para trás na sua área de negócio!

 

3. Treine as suas equipas

Independentemente da área de negócio, é essencial que tenha profissionais competentes a seu lado. O primeiro passo deve passar sempre por perceber e conhecer o produto/serviço e toda a dinâmica da empresa. Mas também é importante que os seus funcionários tenham formação sobre as tarefas que executam.

 

4. Aposte no marketing

Investir em marketing é um dos passos importantes na gestão de negócios, principalmente no que toca à parte digital. Ter um website e estar presente nas redes sociais ajuda a alcançar uma audiência maior e conquistar novos clientes.

 

5. Escolha o software de faturação certo

Um software de faturação à medida é uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer negócio. Ao ter um programa à medida das suas necessidades, a sua empresa vai ter imensos benefícios. Esta ferramenta permite automatizar e otimizar processos, tal como contabilidade e gestão de stocks. Isto permite dedicar mais tempo ao crescimento do seu negócio!

Na Controlex Sistemas temos à sua disposição uma vasta gama de softwares de faturação. Os nossos especialistas vão ajudá-lo a encontrar o programa que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.

 

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9 Agosto, 2018 / 
Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo? | Controlex Sistemas - Software de Faturação

Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo?

O envio do ficheiro SAF-T é uma das obrigações legais das empresas. Já passou a data de envio e esqueceu-se, e agora?

Em primeiro lugar, pode estar descansado. É possível enviar o ficheiro SAF-T depois da data limite.

No entanto, é preciso ter em conta que este atraso implica o pagamento de coimas. As multas podem variar entre os 450 e os 22 500 euros. Estes valores aplicam-se a pessoas coletivas, em caso de negligência. As coimas aplicadas podem ter valores diferentes dependendo da situação.

Para que esteja informado sobre tudo o que é necessário saber sobre o ficheiro SAF-T, a Controlex Sistemas faz-lhe um resumo das informações mais importantes!

 

O que é o ficheiro SAF-T?

SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version. Este ficheiro reúne toda a documentação fiscal sobre o seu negócio durante um determinado período de tempo.

O ficheiro SAF-T inclui as informações necessárias para a comunicação da faturação mensal de um negócio à Autoridade Tributária. Este documento inclui informações como:

  • Identificação da empresa;
  • Identificação de clientes e fornecedores;
  • Identificação de produtos e serviços vendidos;
  • Recibos emitidos a clientes;
  • Documentos de transporte;
  • Documentos de venda fiscalmente relevantes;
  • Documentos de conferência.

Pode ler mais sobre o ficheiro SAF-T no artigo O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve.

 

Quando tenho de entregar o ficheiro SAF-T?

O SAF-T PT é um documento mensal.

De acordo com o art. 3º do Decreto Lei nº198/2012, este deve ser entregue até o 20º dia do mês seguinte. Isto quer dizer que, por exemplo, o SAF-T do mês de julho deve ser entregue até 20 de agosto do mesmo ano.

 

Quem tem de entregar o SAF-T PT?

O SAF-T é um documento fiscal obrigatório para as empresas que exercem atividades comerciais, industriais ou agrícolas em território nacional.

25 Julho, 2018 / 
Como mudar de software de faturação | Controlex Sistemas - Programas de Faturação

Como Mudar de Software de Faturação

O software de faturação é uma ferramenta essencial na gestão de negócios. Mas será que está satisfeito com as funcionalidades do seu? A Controlex Sistemas partilha consigo os cuidados a ter e os pontos a analisar para mudar de software de faturação!

 

Com a evolução do negócio, muitas empresas sintam que o programa de faturação já não responde às suas necessidades. Quando começa a sentir isto é sinal que está na hora de mudar de software de faturação.

No entanto, esta troca pode ser uma enorme dor de cabeça para si e para os seus colaboradores. A Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos que deve seguir para mudar de software de faturação.

 

Como mudar de software de faturação

 

1. Comece por encontrar o software certo

Antes de mudar de software de faturação é importante que encontre a opção certa para o seu negócio. Estes são alguns dos pontos que deve ter em conta:

Software Certificado

O programa de faturação que escolher tem de ser certificado pela Autoridade Tributária. O Portal das Finanças disponibiliza no seu website uma lista completa dos softwares de faturação certificados. Pode consultar a lista aqui.

Adapta-se às necessidades do seu negócio

Se vai mudar de software de faturação que seja para melhor! É importante que o novo programa responda de uma forma mais completa às necessidades do seu negócio. Entre estas podem estar, por exemplo, a gestão de stocks, de fornecedores, de contas correntes de clientes e relatórios.

 

2. Compatibilidade com os equipamentos

Se tem uma loja, café ou outro negócio de atendimento ao público, é importante que verifique a compatibilidade com os equipamentos antes de mudar de software de faturação. Alguns programas podem não ser compatíveis com o POS, a impressora, a gaveta de moedas ou o leitor de código de barras.

 

3. Exporte a informação atual

O seu programa de faturação tem uma enorme quantidade de informação sobre a sua empresa. É importante que, antes de mudar de software de faturação, exporte os dados do antigo sistema.

Esta exportação deve ser feita em formato CSV. A maioria dos programas permitem a exportação e importação neste formato. Assim, consegue poupar tempo e trabalho.

 

4. Comece a utilizar o novo software de faturação

Depois da instalação do software de faturação, é essencial fazer a importação dos dados. Estes incluem informações sobre clientes, fornecedores e inventários. Antes de seguir para o próximo passo, verifique que todos os dados foram corretamente inseridos.

 

5. Configure a sua conta

Depois do passo inicial, está na hora de tornar o software de faturação mais seu com uma personalização. Insira imagens dos produtos para ajudar na identificação e personalize o POS para que consiga ter todas as funcionalidades que precisa para o dia a dia.

 

Mudar de software de faturação é mais simples quando segue estes cinco passos. É importante que não se fique por um programa aceitável. Um software de faturação à sua medida permite otimizar todo o processo de venda e a contabilidade do seu negócio.

A Controlex Sistemas tem à sua disposição uma seleção dos melhores softwares de faturação do mercado. Os nossos programas permitem aumentar a produtividade e reduzir os custos da sua empresa de forma simples.

 

Quer encontrar um software à medida do seu negócio?

 

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13 Junho, 2018 / 
Gestão de Empresas: Como gerir o seu negócio durante o primeiro ano | Controlex Sistemas -Software de Faturação

Gestão de Empresas: Como Gerir o seu Negócio durante o Primeiro Ano

 

O primeiro ano de uma empresa é o mais importante. A Controlex Sistemas partilha consigo as principais dicas de gestão de empresas para o sucesso do seu negócio.

 

Gerir um negócio pode ser uma autêntica dor de cabeça, principalmente durante o primeiro ano. Para além de exigir um elevado investimento inicial, a gestão de empresas não é uma ciência exata.

Durante o primeiro ano todos os negócios são mais frágeis e é fácil perceber porquê. Este é o período em que precisam de conquistar clientes e estabelecer a empresa no mercado. A isto junta-se, claro, uma situação financeira mais frágil e, muitas vezes, a pouca experiência na gestão de empresas.

Para o ajudar, a Controlex Sistemas explica-lhe quais são os principais pontos a que deve prestar atenção redobrada!

 

Gestão de empresas: Finanças e contabilidade

Regra geral, as empresas começam o seu período de vida com uma situação financeira pouco favorável. Começar um negócio envolve um grande investimento inicial e, por isso mesmo, as decisões precisam de ser ponderadas.

Durante o primeiro ano precisa de ter um cuidado redobrado com a saúde financeira do seu negócio. A melhor forma de conseguir isto é com o software de faturação certo.

Esta ferramenta ajuda-o a controlar de forma mais eficaz todos os aspetos das finanças do seu negócio. Assim, consegue saber qual é o balanço de custos e vendas, controlar stocks e muito mais!

 

Gestão de empresas: Vendas

O departamento de vendas é um dos aspetos que pode ditar o sucesso ou fracasso do seu negócio! As vendas são a alma de uma empresa! Afinal, são estas pessoas que lidam de forma mais direta com os clientes. Para além disso, são o principal canal de entrada dos recursos financeiros.

Por isso mesmo, é essencial que defina a estratégia de vendas para o seu negócio. Mas, para o conseguir, precisa de conhecer bem a área em que se insere e os produtos/serviços com maior procura.

Ao ter um software de faturação consegue saber mais sobre o seu negócio e definir uma estratégia de vendas tendo em conta as escolhas mais comuns dos seus clientes.

 

Gestão de empresas: Networking

O networking é outro ponto que pode ser essencial para o crescimento do seu negócio. É importante que não descure o trabalho e desenvolvimento da sua rede de contactos.

Um bom trabalho de networking vai ajudar a que o seu negócio ganhe reputação. Pode começar por apresentar o seu projeto a amigos e conhecidos. Mesmo que seja fora da área deles, eles podem conhecer alguém interessado pelo seu negócio.

Para além disso, pode também participar em eventos para a sua área de negócio. Workshops, exposições e conferências são uma excelente forma de aumentar a sua rede de contactos.

 

Gestão de empresas: Marketing

O marketing é essencial para conseguir criar reputação e atrair mais clientes para o seu negócio. Esta é uma área em que as pequenas e médias empresas investem cada vez, principalmente quando se trata de marketing digital.

Um dos grandes erros na gestão de empresas é acreditar que qualquer pessoa pode tratar do marketing. Se quer otimizar resultados e passar a imagem certa, o melhor é contratar ajuda profissional, como uma agência de marketing digital!

 

Gestão de empresas: Tecnologia

A tecnologia ocupa um lugar fulcral hoje em dia. Este é um ponto importante para que o seu negócio consiga acompanhar as principais tendências do mercado.

Um dos equipamentos mais importantes para qualquer negócio é o POS e o software de faturação. Para além de permitirem maior rapidez no atendimento ao clientes, estes podem ajudá-lo a perceber melhor o seu negócio.

Ao ter um software de faturação à medida consegue saber quais são os produtos e serviços com mais saída, as principais horas para o seu negócio e muito mais.

 

Quer escolher o POS e software de faturação certo para o seu negócio?

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30 Maio, 2018 / 
Prepare-se para o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados - Controlex Sistemas - Software de Faturacao

Prepare-se para o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados!

É já no próximo dia 25 de maio que entra em vigor o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados. Já preparou a sua empresa para a nova legislação?

O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD – entra em vigor dia 25 de maio. Esta nova legislação traz vários desafios tanto para as empresas como para os cidadãos.

É preciso compreender que este regulamento surgiu da necessidade de uniformizar a legislação europeia no que toca à proteção de dados individuais. A globalização e a evolução tecnológica trouxeram novos desafios e foi preciso criar um quadro de proteção mais coerente e sólido.

Assim, foi criado o RGPD, que visa proteger as pessoas singulares no que toca ao tratamento de dados pessoais.

As principais alterações do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados

Para o auxiliar na transição, a Controlex Sistemas explica-lhe as principais mudanças que o RGPD vai trazer para a gestão de empresas.

O novo conceito de dados pessoais

O Regulamento Geral de Proteção de Dados vem criar um novo conceito de dados pessoais. Anteriormente, este conceito abrangia apenas o nome, número e morada. A partir de maio, informações como o endereço IP e a identificação de dispositivos passam a ser dados pessoais.

Abrangente a toda a União Europeia

Como já referimos acima, o RGPD é uma lei europeia. Por isso mesmo, as novas regras são aplicadas a todas as entidades que recolham dados dentro da comunidade europeia. O novo regulamento também abrange empresas que não exerçam atividade comercial dentro da União Europeia.

O conceito de “Pseudoanonimato”

O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados criou o conceito de “pseudoanonimato”. A partir de 25 de maio, as empresas têm de assegurar o anonimato dos utilizadores. Isto é, os dados devem ser tratados de uma forma a que não seja possível atribuir à pessoa em questão.

A transparência das intenções

Com o novo RGPD, as empresas têm que ser transparentes quanto às intenções de utilização dos dados pessoais. Isto significa que os utilizadores devem ser informados para que os seus contactos e dados vão ser usados.

O “direito a ser esquecido”

O Regulamento Geral de Proteção de Dados veio reforçar o “direito a ser esquecido”. Isto significa que as empresas devem criar mecanismos para a eliminação de dados pessoais, caso isto seja pedido pelo utilizador.

 

Estas são as principais alterações que o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados vai implementar. É importante que a sua empresa comece já a preparar os mecanismos certos para o cumprimento desta legislação.

O não cumprimento obriga as organizações e empresas a indemnizar a pessoa que sofreu danos materiais ou imateriais devido à violação dos seu dados pessoais. As empresas estarão também sujeitas ao pagamento de coimas. Estas podem ir até aos 20 000 000 euros ou 4% do volume de negócios anual a nível mundial. A decisão será o que representa o valor mais elevado.

A melhor forma de garantir que o seu negócio está preparado para esta nova legislação é com um software de gestão certificado. A Controlex Sistemas tem diversas opções à sua disposição. Os nossos especialistas podem ajudá-lo/a a encontrar o melhor sistema para o seu negócio!

Quer saber mais sobre o Regulamento Geral de Proteção de Dados
ou sobre o melhor software para o cumprimento desta legislação?

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11 Abril, 2018 /