9 Coisas Essenciais num Software de Faturação

Por que motivos deve usar software de faturação?

Tocamos um pouco no que torna as faturas digitais atraentes para as empresas.

Além de economizar dinheiro em consumíveis, um software de faturação transforma o seu sistema financeiro num e processo mais preciso.

Digitar faturas manualmente abre espaço ao erro humano, e nesta área o erro é algo a evitar a todo o custo. Com um software de faturação, o erro humano é reduzido substancialmente. Além disso, pode aceder ao software e criar faturas de qualquer lugar usando um desktop ou dispositivo móvel.

Esta flexibilidade aumenta a velocidade de resposta e torna o processo mais conveniente para si e para os seus clientes, pois estes passam também a ter acesso às faturas em qualquer lugar.

1. Criar faturas personalizadas

As faturas fazem parte da sua marca, por isso é importante que você possa, pelo menos, inserir o logótipo da sua empresa. Com um software de faturação, você pode criar modelos, que podem facilitar o processo de cobrança aos clientes.

O objetivo de se tornar digital é ajudar a automatizar seus processos de faturação.

Algumas plataformas vêm com uma variedade de modelos para escolher com base na sua área de negócio e preferências.

2. Várias opções de moeda

Um software de faturação nãos e deve limitar a um tipo de moeda, especialmente se a sua empresa está a planear fazer negócios para o exterior. Um sistema multi moeda irá facilitar a cobrança de clientes internacionais, utilizando a moeda que vigora no seu país.

3. Sistema de Gestão de Clientes

Ter em mente todos os detalhes de cada cliente é impossível. Da mesma forma ter de procurar em faturas anteriores manualmente o histórico de compras também é impensável.

Com um software de faturação tem à disposição os dados dos clientes e respetivo histórico, para que facilmente consiga ter uma noção clara das suas preferências.

Se porventura o software que utiliza não tiver esta funcionalidade, talvez seja hora de pensar em trocar por algo mais completo e atual.

4. Capacidade de Processar Pagamentos com Cartões de Crédito

É importante oferecer aos clientes as mais variadas formas de pagamento. Como se costuma dizer “quanto mais fácil melhor”.

O software de faturação que escolher deve permitir pagamentos com cartão de crédito, o que pode ser muito vantajoso principalmente para pagamentos recorrentes. Isto pode significar emitir uma fatura recorrente e enviar para o cliente ou processar os pagamentos automaticamente em cada período de faturação.

5. Capacidade de criar orçamentos

Antes de efetuar uma venda o cliente pode querer receber um orçamento para ter uma ideia de quanto vai gastar. Invés de enviar um email com a cotação, você pode usar um modelo de orçamento profissional gerado pelo seu software de faturação. Isto é muito útil principalmente se estiver a receber constantemente pedidos de potenciais clientes.

6. Criação de Relatórios Financeiros

Saber o estado atual da sua empresa financeiramente torna-se mais simples quando o seu software de faturação recolhe os dados e emite os relatórios.

Alguns softwares permitem personalizar o seu painel principal com os dados que ache mais relevantes para o seu negócio. Desta forma, mal abre o seu software tem de imediato a informação do estado atual.

Por exemplo, pode personalizar o painel para ter logo na abertura a informação relativa à faturação mensal, faturas em aberto e faturas pendentes, faturas vencidas, entre muitas outras informações.

Esta funcionalidade torna-se ainda mais relevante se tiver uma equipa de colaboradores que necessite de aceder a esta informação, pois ela estará sempre num só local e acessível a todos os que tenham permissões para tal.

Por fim estes relatórios também são muito uteis quando se trata de pagamento de impostos, pois com toda a informação contida no software não existem surpresas.

7. Múltiplas Formas de Pagamento Online

É ótimo aceitar pagamentos com cartão de crédito e débito. Mas se o seu negócio também funciona online é importante que o seu software aceite outras formas de pagamento.

Por exemplo, Ref. Multibanco, PayPal, MBWay, MeoWallet, Stripe ou outros, tornam o seu sistema de pagamentos mais flexível para si e para o seu cliente, oferecendo a este último várias hipóteses de completar a sua compra para que escolha a que mais lhe convém. Limitar as formas de pagamento pode ser uma barreira à finalização da compra.

8. Controlo de Despesas

Os negócios de hoje estendem-se além do escritório. Manter o controlo das horas de serviço, deslocações e outras despesas é um fator essencial para obter uma noção real do retorno de cada venda.

Um software de faturação permite a inclusão e controlo destes dados, tendo assim num só local todas as informações financeiras de entradas e saídas de caixa.

Tendo esta informação coletada, torna também mais simples faturar o valor de serviço correto ao cliente.

9. Inclusão de taxas, descontos e custos de envio

As faturas incluem mais do que apenas o valor de um produto ou serviço. Em alguns casos, pode querer oferecer um desconto ao cliente, que deve ser refletido na fatura.

É importante que o software de faturação que utiliza ofereça este recurso, o que torna o processo tão simples quanto inserir uma percentagem de desconto (no produto, no cliente ou no documento).

É também vantajoso que possa incluir outras informações como as taxas de impostos e custos de envio, caso se aplique.

Agora já tem uma ideia do que deve procurar na hora de comprar ou trocar de Software de Faturação, faça a sua escolha com base nas necessidades do seu negócio. Pense nas funcionalidades que são mais importantes, que lhe permitem automatizar processos e ter uma visão geral do estado financeiro atual da sua empresa.

Procura um Software de Faturação mas não sabe o qual a melhor solução para o seu negócio?

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30 Maio, 2019 / 
Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo? | Controlex Sistemas - Software de Faturação

Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo?

O envio do ficheiro SAF-T é uma das obrigações legais das empresas. Já passou a data de envio e esqueceu-se, e agora?

Em primeiro lugar, pode estar descansado. É possível enviar o ficheiro SAF-T depois da data limite.

No entanto, é preciso ter em conta que este atraso implica o pagamento de coimas. As multas podem variar entre os 450 e os 22 500 euros. Estes valores aplicam-se a pessoas coletivas, em caso de negligência. As coimas aplicadas podem ter valores diferentes dependendo da situação.

Para que esteja informado sobre tudo o que é necessário saber sobre o ficheiro SAF-T, a Controlex Sistemas faz-lhe um resumo das informações mais importantes!

 

O que é o ficheiro SAF-T?

SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version. Este ficheiro reúne toda a documentação fiscal sobre o seu negócio durante um determinado período de tempo.

O ficheiro SAF-T inclui as informações necessárias para a comunicação da faturação mensal de um negócio à Autoridade Tributária. Este documento inclui informações como:

  • Identificação da empresa;
  • Identificação de clientes e fornecedores;
  • Identificação de produtos e serviços vendidos;
  • Recibos emitidos a clientes;
  • Documentos de transporte;
  • Documentos de venda fiscalmente relevantes;
  • Documentos de conferência.

Pode ler mais sobre o ficheiro SAF-T no artigo O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve.

 

Quando tenho de entregar o ficheiro SAF-T?

O SAF-T PT é um documento mensal.

De acordo com o art. 3º do Decreto Lei nº198/2012, este deve ser entregue até o 20º dia do mês seguinte. Isto quer dizer que, por exemplo, o SAF-T do mês de julho deve ser entregue até 20 de agosto do mesmo ano.

 

Quem tem de entregar o SAF-T PT?

O SAF-T é um documento fiscal obrigatório para as empresas que exercem atividades comerciais, industriais ou agrícolas em território nacional.

25 Julho, 2018 / 
Os melhores Softwares de Faturação para o seu negócio - Controlex Sistemas - Sistemas POS

Os melhores Softwares de Faturação para o seu negócio

Os softwares de faturação são uma das ferramentas que os gestores podem utilizar para simplificar o trabalho administrativo. Conheça as melhores soluções do mercado!

Gerir um negócio de atendimento ao público com sucesso requer as ferramentas certas. Um software de faturação e um POS são dois dos equipamentos imprescindíveis para esta área de negócio.

No entanto, escolher o programa de faturação certo não é uma tarefa fácil. Afinal, é importante que este se adapte ao seu negócio e responda às suas necessidades. Só assim é possível aumentar a produtividade e reduzir os custos.

Na Controlex Sistemas sabemos que existem demasiadas opções de softwares de faturação e nem sempre é fácil escolher. Para o ajudar, fizemos uma seleção dos melhores programas de faturação do mercado!

Os melhores softwares de faturação

Sage Guest Rest

O software Sage Guest Rest é muito mais do que um programa de faturação. Este sistema, além de dinamizar e facilitar o atendimento ao cliente, também permite ter uma análise detalhada sobre o estado do seu negócio.

Com este software de faturação vai conseguir saber quais são os produtos mais vendidos e quais os clientes mais assíduos. Para além disso, o Sage Guest Rest permite obter maior fluidez nas operações. O sistema tem menus dinâmicas, com diferentes opções consoante os produtos que fazem parte do menu.

Factus4

O Factus 4 foi criado para ser o programa de excelência para negócios na área da restauração e retalho. Um dos pontos que o distingue dos restantes softwares de faturação é estar pronto a utilizar. Tudo o que precisa é de proceder à instalação através da pen técnica.

A estrutura do Factus 4 foi desenhada para tornar o processo de faturação mais simples. Este software permite criar vários utilizadores com diferentes níveis de acesso. Esta é uma excelente forma de controlar todo o seu negócio!

PTCERT

O software PTCERT foi desenvolvido para garantir elevados níveis de estabilidade e implementar uma cultura de alta performance. A aplicação oferece uma solução simples e eficaz para a gestão de pontos de venda.

Com o PTCERT a necessidade de formação é muito reduzida. O sistema tem uma utilização e instalação muito simples e intuitivas.

ETPos

O ETPos é um dos melhores softwares de faturação destinado a pontos de venda do mercado. Graças à sua grande capacidade de configuração, este sistema pode ser utilizado em diferentes áreas de negócio.

O software ETPos tem uma utilização muito intuitiva, com interface tátil que facilita a sua utilização. Para além da simplicidade de faturação, este software também permite melhorar a gestão do tempo e recursos.

EquiREST

O EquiREST é outro dos softwares de faturação que permite ter uma gestão simples e eficiente na área da restauração. Este sistema destina-se a restaurantes, bares, cafés e discotecas.

O software EquiREST tem um interface touch-screen, o que permite uma fácil utilização e adaptação. O sistema também permite a personalização dos ecrãs. Assim, consegue adaptar o software às necessidades do seu negócio.

Estes são os melhores softwares de faturação para a área da restauração, retalho e outros negócios de atendimento ao público. Com estes sistemas consegue dinamizar o seu negócio, enquanto otimiza e automatiza todo o processo de faturação. Assim, passa menos tempo em tarefas burocráticas e mais a planear o crescimento da sua empresa!

Não sabe qual é a melhor solução de faturação para o seu negócio?

Entre em contacto connosco!

Na Controlex Sistemas vamos ajudá-lo a encontrar o software de faturação que se adapte às necessidades do seu negócio de atendimento ao público!

15 Março, 2018 / 
Gestão de Restaurantes: Como criar negócios de sucesso - Controlex Sistemas - Sistemas Informáticos - Software de faturação

Gestão de Restaurantes: Como Criar Negócios de Sucesso

Tem dúvidas sobre a gestão de restaurantes? A Controlex Sistemas dá-lhe as dicas que precisa para criar negócios de sucesso!

 

Longe vão os dias em que bastava saber cozinhar para se ter um restaurante de sucesso. Atualmente, a área da restauração apresenta uma concorrência cada vez mais forte, o que leva ao fracasso de muitos restaurantes logo nos primeiros meses.

É importante que, antes de abrir um restaurante, perceba como funciona o negócio. Afinal, nem tudo é tão simples como parece!

O primeiro passo deve ser sempre o planeamento estratégico. Para o ajudar neste ponto, a Controlex Sistemas juntou cinco dicas de gestão de restaurantes para criar negócios de sucesso.

 

5 Dicas para a Gestão de Restaurantes de Sucesso

 

1. Estude o mercado

O primeiro passo de qualquer negócio deve passar sempre por um estudo de mercado. Afinal, nunca conseguirá vingar se não conhecer bem a área de negócio em que se vai inserir!

É preciso perceber vários aspetos, nomeadamente o local. É essencial que abra o seu negócio numa área em que exista procura!

Outro aspeto importante é, por exemplo, o género de refeições que vai servir. Para isso tem de analisar as preferências do público-alvo.

 

2. Crie um plano de negócios

Agora que já sabe onde e que género de restaurante quer abrir, é hora de criar um plano de negócios. Não despreze este ponto, é absolutamente essencial para criar negócios de sucesso!

Este documento deve incluir os investimentos necessários e o plano para reaver o valor que vai investir.

Outro aspeto importante sobre o plano de negócios é que este documento é essencial para persuadir entidades bancárias caso precise de um empréstimo.

 

3. Crie uma estratégia de marketing

Ainda antes de abrir o restaurante é necessário começar a planear e a implementar a estratégia de marketing. Este é um dos pontos que não pode falhar na gestão de restaurantes e outros negócios de atendimento ao público!

Muitos restaurantes conseguem ganhar reputação ainda antes de abrirem ao trabalharem as redes sociais. Esta é uma excelente forma de despertar a atenção e interesse dos futuros clientes.

Para além disso, aposte na criação de um website e flyers promocionais. O primeiro vai ajudá-lo a promover o seu negócio online e o segundo offline.

 

4. Analise os custos e benefícios

Em qualquer negócio é importante que não se deixe levar por comprar supérfluas e impulsivas.

Abrir um restaurante implica uma série de investimentos, como equipamento, mobiliário e staff. É importante decidir se quer comprar artigos novos ou em segunda mão ou até alugar equipamentos e quantos funcionários precisa, por exemplo. Para perceber qual a melhor opção é essencial fazer um levantamento dos custos e benefícios de cada opção.

 

5. Escolha o software de faturação certo

Um software de faturação é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Num negócio de atendimento ao público, tal como um restaurante, um POS pode fazer toda a diferença!

Estes sistemas ajudam-no a tornar todo o processo de atendimento ao cliente mais simples e rápido. Para além disso, esta é a forma mais simples de controlar toda a faturação, gestão de stock e fazer análises sobre o negócio.

 

A Controlex Sistemas tem um conjunto de softwares de faturação muito completo. Connosco vai encontrar o POS que melhor se adapta às necessidades da sua empresa, para que consiga crescer de forma sustentável.

 

Procura o software de faturação certo para o seu restaurante?

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12 Janeiro, 2018 / 
Os Benefícios de ter um Software de Faturação para a Gestão de Negócios

Os Benefícios de um Software de Faturação para a Gestão de Negócios

A gestão de negócios pode tornar-se mais simples e eficiente com as ferramentas certas. O software de faturação é uma delas!

Nos negócios de atendimento ao público, um programa de faturação – ou POS – pode ser uma enorme ajuda. Para além de ser uma obrigação legal, este programa pode ajudar o seu negócio a crescer, quando utilizado corretamente.

Os especialistas afirmam que se pode resumir os benefícios de um software de faturação em três palavras: economia, controlo e eficiência.

Descubra como esta ferramenta pode ajudar na gestão do seu negócio!

 

Benefícios de um Software de Faturação

 

√ Maior controlo do seu negócio

Um sistema POS permite que tenha maior controlo sobre o seu negócio, mesmo não estando no estabelecimento. Este programa permite que acompanhe todas as informações sobre o seu negócio de uma forma simples.

 

√ Controlo de stocks

Negócios como restaurantes, bares, cafés e pastelarias precisam de controlar constantemente o stock. Esta é uma das funcionalidades de um software de faturação que pode tirar partido. O controlo de stocks vai trazer ao seu negócio em termos de tempo e eficiência. Esta funcionalidade permite que deixe de perder tempo na realização de inventários, tudo o que precisa é de registar a entrada e saída de produtos no seu programa.

 

√ Proteção de dados e informações

A informação é um dos bens mais preciosos de uma empresa. Isto inclui tanto os dados de faturação como as informações sobre os clientes. Ao implementar um software de faturação consegue garantir que todos estes dados estão guardados de forma segura.

 

√ Maior capacidade de decisão

Um programa de faturação permite que tenha acesso a todos os dados que precisa para a gestão da sua empresa. Isto resulta numa gestão mais eficiente e numa maior capacidade de tomada de decisão. Informações atualizadas e sempre disponíveis permitem saber em que ponto está o seu negócio e garantir que toma decisões em plena consciência.

 

√ Produtividade e Poupança

Implementar um software de faturação significa poupança – de tempo e dinheiro – para o seu negócio. Em primeiro lugar, a automatização dos processos permite que não perca horas a atualizar informações. Para além disso, diminui a possibilidade de erros humanos. Para além disso, vai tornar-se mais produtivo, uma vez que vai passar menos tempo a tratar da contabilidade e mais tempo a dedicar-se ao crescimento do seu negócio.

 

A Controlex Sistemas tem à sua disposição diversas soluções de faturação que vão ajudar o seu negócio a crescer. Pode conhecer os nossos equipamentos POS aqui.

 

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14 Novembro, 2017 / 
O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve

O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve

O ficheiro SAF-T PT faz parte da realidade da gestão de empresas e respetiva faturação. No entanto, a importância deste documento ainda passa ao lado de muitos portugueses.

A Controlex Sistemas vai explicar-lhe tudo o que precisa de saber sobre o SAFT!

O ficheiro SAF-T PT foi criado para facilitar a recolha de informações relativas à faturação das empresas. Este documento foi integrado na contabilidade das empresas portuguesas em 2008.

SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version. Este ficheiro reúne toda a documentação fiscal relevante de um negócio durante um determinado período de tempo.

Este ficheiro em formato xml foi criado, inicialmente, para auditoria fiscal. O SAFT ajudava a tornar mais simples as inspeções para combate a fuga e evasão fiscal às empresas.

Atualmente, e apesar de existirem outros meios para cumprir esta obrigação, o ficheiro SAF-T PT é o mais utilizado. Isto deve-se ao facto de estar disponível em todos os softwares de faturação.

O Portal das Finanças define o objetivo deste documento como facilitar a exportação simplificada dos registos de uma empresa, utilizando um formato comum, independentemente do programa utilizado.

 

As Informações do ficheiro SAF-T PT

Este ficheiro inclui informações necessárias para a correta comunicação da faturação mensal de um negócio à Autoridade Tributária.

No entanto, o ficheiro SAF-T PT inclui mais dados do que aqueles que são exigidos por esta entidade. Por isso mesmo, a Autoridade Tributária aceita versões minimizadas. Estes documentos mais resumidos incluem apenas a identificação da empresa, documentos de venda que sejam relevantes e identificação de clientes que efetuaram transações com a empresa no período de tempo em questão.

O SAF-T(PT) completo inclui as seguintes informações:

  • Identificação da empresa;
  • Identificação de clientes e fornecedores;
  • Identificação de produtos e serviços vendidos;
  • Recibos emitidos a clientes;
  • Documentos de transporte;
  • Documentos de venda fiscalmente relevantes – estes aplicam-se mesmo tendo sido anulados, tal como faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo, notas de crédito e notas de débito;
  • Documentos de conferência, tal como consultas de mesa.

 

Este ficheiro é um dos documentos mais importantes na gestão de empresas e sofreu alterações recentes. Desde o dia 1 de julho, o formato do ficheiro SAF-T PT mudou. Saiba mais sobre esta alteração aqui.

 

Leia também: As alterações ao ficheiro SAF-T PT para a contabilidade das empresas

11 Julho, 2017 / 
As alterações ao ficheiro SAF-T PT para a contabilidade das empresas

As alterações ao ficheiro SAF-T PT para a contabilidade das empresas

O início do mês de julho trouxe alterações ao ficheiro SAF-T PT. Estas mudanças devem passar a ser consideradas na contabilidade das empresas.

A Portaria nº. 302/2016, de 2 de dezembro, veio alterar a estrutura de dados do SAF-T PT. Anunciadas no final do ano passado, estas alterações ao ficheiro SAF-T PT devem ser postas em prática já este mês.

Desde o passado dia 1 de julho, este documento de faturação deve incluir tabelas de taxonomias. Estas são sistemas de codificação que fazem correspondência entre diferentes códigos de contas.

As alterações ao ficheiro SAF-T PT e a inserção das taxonomias têm como objetivo tornar este documento mais completo. Estas mudanças foram propostas uma vez que o formato anterior não contemplava toda a informação necessária. O novo ficheiro SAF-T PT tem informação de maior qualidade sobre a contabilidade das empresas.

Tabelas de Taxonomias: o que são?

Como já explicamos anteriormente, as taxonomias são códigos que fazem a correspondência direta às contas do Sistema de Normalização Contabilística – SNC – no plano de contas em função das descrição das mesmas.

Estes códigos permitem que a Autoridade Tributária e Aduaneira efetue validações automáticas. Para além disso, também tornam possível o pré-preenchimento de alguns anexos da IES – Informação Empresarial Simplificada.

Existem duas tabelas de taxonomias que se aplicam dependendo da forma como as empresas apresentam as contas.

A tabela de taxonomias S aplica-se a todas as entidades que efetuam a apresentação de contas de acordo com os normativos NIC, SNC ou SNC-PE.

Já a tabela M é para entidades que apresentam as suas contas de acordo com o normativo SNC-ME.

Principais Alterações ao ficheiro SAF-T PT

Uma das principais alterações da Portaria nº.302/2016, de 2 de dezembro, é a inclusão de tabelas de taxonomias no ficheiro SAFT.

A partir de agora, os números de série presentes nos documentos vão passar a ser exportados.

Para além disso, também existem novos códigos para tipos de SAFT nos documentos de faturação e dossiers internos.

Novos Códigos para tipos de SAFT para Documentos de Faturação

 

CM – Consultas de mesaCC – Crédito de Consignação
FO – Folhas de ObraPE – Pró Forma
NE – Notas de EncomendaOU – Outros
OR – OrçamentosOT – Documentos Internos

 

Estes tipos de SAFT passam a assinar digitalmente os documentos e são comunicados no ficheiro SAF-T PT, com exceção do tipo OT – Documentos Internos.

Novos Códigos para tipos de SAFT para Dossiers Internos

 

GR – Guia de Remessa

GT – Guia de Transporte

GA – Guia de Movimentação de Ativos Próprios

GC – Guia de Consignação

GD – Guia ou Nota de Devolução

NE – Nota de Encomenda

CM – Consultas de Mesa

CC – Crédito de Consignação

FO – Folhas de Obras

OU – Outros

OR – Orçamentos

PF – Pró forma

FC – Fatura de Consignação

DC – Documentos de Conferência

OT – Documento interno

 

Estes documentos também são assinados digitalmente e comunicados no ficheiro SAF-T PT. A exceção é, tal como acontece nos documentos de faturação, o tipo OT – Documentos Internos.

Encomendas ao fornecedor, transferência entre armazéns e consumo interno são alguns exemplos de documentos internos.

Estas alterações ao ficheiro SAF-T PT entraram em vigor no passado dia 1 de julho. A partir deste mês, esta informação vai passar a estar incluída neste documento de faturação.

11 Julho, 2017 /