Por que motivos deve usar software de faturação?
Tocamos um pouco no que torna as faturas digitais atraentes para as empresas.
Além de economizar dinheiro em consumíveis, um software de faturação transforma o seu sistema financeiro num e processo mais preciso.
Digitar faturas manualmente abre espaço ao erro humano, e nesta área o erro é algo a evitar a todo o custo. Com um software de faturação, o erro humano é reduzido substancialmente. Além disso, pode aceder ao software e criar faturas de qualquer lugar usando um desktop ou dispositivo móvel.
Esta flexibilidade aumenta a velocidade de resposta e torna o processo mais conveniente para si e para os seus clientes, pois estes passam também a ter acesso às faturas em qualquer lugar.
1. Criar faturas personalizadas
As faturas fazem parte da sua marca, por isso é importante que você possa, pelo menos, inserir o logótipo da sua empresa. Com um software de faturação, você pode criar modelos, que podem facilitar o processo de cobrança aos clientes.
O objetivo de se tornar digital é ajudar a automatizar seus processos de faturação.
Algumas plataformas vêm com uma variedade de modelos para escolher com base na sua área de negócio e preferências.
2. Várias opções de moeda
Um software de faturação nãos e deve limitar a um tipo de moeda, especialmente se a sua empresa está a planear fazer negócios para o exterior. Um sistema multi moeda irá facilitar a cobrança de clientes internacionais, utilizando a moeda que vigora no seu país.
3. Sistema de Gestão de Clientes
Ter em mente todos os detalhes de cada cliente é impossível. Da mesma forma ter de procurar em faturas anteriores manualmente o histórico de compras também é impensável.
Com um software de faturação tem à disposição os dados dos clientes e respetivo histórico, para que facilmente consiga ter uma noção clara das suas preferências.
Se porventura o software que utiliza não tiver esta funcionalidade, talvez seja hora de pensar em trocar por algo mais completo e atual.
4. Capacidade de Processar Pagamentos com Cartões de Crédito
É importante oferecer aos clientes as mais variadas formas de pagamento. Como se costuma dizer “quanto mais fácil melhor”.
O software de faturação que escolher deve permitir pagamentos com cartão de crédito, o que pode ser muito vantajoso principalmente para pagamentos recorrentes. Isto pode significar emitir uma fatura recorrente e enviar para o cliente ou processar os pagamentos automaticamente em cada período de faturação.
5. Capacidade de criar orçamentos
Antes de efetuar uma venda o cliente pode querer receber um orçamento para ter uma ideia de quanto vai gastar. Invés de enviar um email com a cotação, você pode usar um modelo de orçamento profissional gerado pelo seu software de faturação. Isto é muito útil principalmente se estiver a receber constantemente pedidos de potenciais clientes.
6. Criação de Relatórios Financeiros
Saber o estado atual da sua empresa financeiramente torna-se mais simples quando o seu software de faturação recolhe os dados e emite os relatórios.
Alguns softwares permitem personalizar o seu painel principal com os dados que ache mais relevantes para o seu negócio. Desta forma, mal abre o seu software tem de imediato a informação do estado atual.
Por exemplo, pode personalizar o painel para ter logo na abertura a informação relativa à faturação mensal, faturas em aberto e faturas pendentes, faturas vencidas, entre muitas outras informações.
Esta funcionalidade torna-se ainda mais relevante se tiver uma equipa de colaboradores que necessite de aceder a esta informação, pois ela estará sempre num só local e acessível a todos os que tenham permissões para tal.
Por fim estes relatórios também são muito uteis quando se trata de pagamento de impostos, pois com toda a informação contida no software não existem surpresas.
7. Múltiplas Formas de Pagamento Online
É ótimo aceitar pagamentos com cartão de crédito e débito. Mas se o seu negócio também funciona online é importante que o seu software aceite outras formas de pagamento.
Por exemplo, Ref. Multibanco, PayPal, MBWay, MeoWallet, Stripe ou outros, tornam o seu sistema de pagamentos mais flexível para si e para o seu cliente, oferecendo a este último várias hipóteses de completar a sua compra para que escolha a que mais lhe convém. Limitar as formas de pagamento pode ser uma barreira à finalização da compra.
8. Controlo de Despesas
Os negócios de hoje estendem-se além do escritório. Manter o controlo das horas de serviço, deslocações e outras despesas é um fator essencial para obter uma noção real do retorno de cada venda.
Um software de faturação permite a inclusão e controlo destes dados, tendo assim num só local todas as informações financeiras de entradas e saídas de caixa.
Tendo esta informação coletada, torna também mais simples faturar o valor de serviço correto ao cliente.
9. Inclusão de taxas, descontos e custos de envio
As faturas incluem mais do que apenas o valor de um produto ou serviço. Em alguns casos, pode querer oferecer um desconto ao cliente, que deve ser refletido na fatura.
É importante que o software de faturação que utiliza ofereça este recurso, o que torna o processo tão simples quanto inserir uma percentagem de desconto (no produto, no cliente ou no documento).
É também vantajoso que possa incluir outras informações como as taxas de impostos e custos de envio, caso se aplique.
Agora já tem uma ideia do que deve procurar na hora de comprar ou trocar de Software de Faturação, faça a sua escolha com base nas necessidades do seu negócio. Pense nas funcionalidades que são mais importantes, que lhe permitem automatizar processos e ter uma visão geral do estado financeiro atual da sua empresa.