9 Coisas Essenciais num Software de Faturação

Por que motivos deve usar software de faturação?

Tocamos um pouco no que torna as faturas digitais atraentes para as empresas.

Além de economizar dinheiro em consumíveis, um software de faturação transforma o seu sistema financeiro num e processo mais preciso.

Digitar faturas manualmente abre espaço ao erro humano, e nesta área o erro é algo a evitar a todo o custo. Com um software de faturação, o erro humano é reduzido substancialmente. Além disso, pode aceder ao software e criar faturas de qualquer lugar usando um desktop ou dispositivo móvel.

Esta flexibilidade aumenta a velocidade de resposta e torna o processo mais conveniente para si e para os seus clientes, pois estes passam também a ter acesso às faturas em qualquer lugar.

1. Criar faturas personalizadas

As faturas fazem parte da sua marca, por isso é importante que você possa, pelo menos, inserir o logótipo da sua empresa. Com um software de faturação, você pode criar modelos, que podem facilitar o processo de cobrança aos clientes.

O objetivo de se tornar digital é ajudar a automatizar seus processos de faturação.

Algumas plataformas vêm com uma variedade de modelos para escolher com base na sua área de negócio e preferências.

2. Várias opções de moeda

Um software de faturação nãos e deve limitar a um tipo de moeda, especialmente se a sua empresa está a planear fazer negócios para o exterior. Um sistema multi moeda irá facilitar a cobrança de clientes internacionais, utilizando a moeda que vigora no seu país.

3. Sistema de Gestão de Clientes

Ter em mente todos os detalhes de cada cliente é impossível. Da mesma forma ter de procurar em faturas anteriores manualmente o histórico de compras também é impensável.

Com um software de faturação tem à disposição os dados dos clientes e respetivo histórico, para que facilmente consiga ter uma noção clara das suas preferências.

Se porventura o software que utiliza não tiver esta funcionalidade, talvez seja hora de pensar em trocar por algo mais completo e atual.

4. Capacidade de Processar Pagamentos com Cartões de Crédito

É importante oferecer aos clientes as mais variadas formas de pagamento. Como se costuma dizer “quanto mais fácil melhor”.

O software de faturação que escolher deve permitir pagamentos com cartão de crédito, o que pode ser muito vantajoso principalmente para pagamentos recorrentes. Isto pode significar emitir uma fatura recorrente e enviar para o cliente ou processar os pagamentos automaticamente em cada período de faturação.

5. Capacidade de criar orçamentos

Antes de efetuar uma venda o cliente pode querer receber um orçamento para ter uma ideia de quanto vai gastar. Invés de enviar um email com a cotação, você pode usar um modelo de orçamento profissional gerado pelo seu software de faturação. Isto é muito útil principalmente se estiver a receber constantemente pedidos de potenciais clientes.

6. Criação de Relatórios Financeiros

Saber o estado atual da sua empresa financeiramente torna-se mais simples quando o seu software de faturação recolhe os dados e emite os relatórios.

Alguns softwares permitem personalizar o seu painel principal com os dados que ache mais relevantes para o seu negócio. Desta forma, mal abre o seu software tem de imediato a informação do estado atual.

Por exemplo, pode personalizar o painel para ter logo na abertura a informação relativa à faturação mensal, faturas em aberto e faturas pendentes, faturas vencidas, entre muitas outras informações.

Esta funcionalidade torna-se ainda mais relevante se tiver uma equipa de colaboradores que necessite de aceder a esta informação, pois ela estará sempre num só local e acessível a todos os que tenham permissões para tal.

Por fim estes relatórios também são muito uteis quando se trata de pagamento de impostos, pois com toda a informação contida no software não existem surpresas.

7. Múltiplas Formas de Pagamento Online

É ótimo aceitar pagamentos com cartão de crédito e débito. Mas se o seu negócio também funciona online é importante que o seu software aceite outras formas de pagamento.

Por exemplo, Ref. Multibanco, PayPal, MBWay, MeoWallet, Stripe ou outros, tornam o seu sistema de pagamentos mais flexível para si e para o seu cliente, oferecendo a este último várias hipóteses de completar a sua compra para que escolha a que mais lhe convém. Limitar as formas de pagamento pode ser uma barreira à finalização da compra.

8. Controlo de Despesas

Os negócios de hoje estendem-se além do escritório. Manter o controlo das horas de serviço, deslocações e outras despesas é um fator essencial para obter uma noção real do retorno de cada venda.

Um software de faturação permite a inclusão e controlo destes dados, tendo assim num só local todas as informações financeiras de entradas e saídas de caixa.

Tendo esta informação coletada, torna também mais simples faturar o valor de serviço correto ao cliente.

9. Inclusão de taxas, descontos e custos de envio

As faturas incluem mais do que apenas o valor de um produto ou serviço. Em alguns casos, pode querer oferecer um desconto ao cliente, que deve ser refletido na fatura.

É importante que o software de faturação que utiliza ofereça este recurso, o que torna o processo tão simples quanto inserir uma percentagem de desconto (no produto, no cliente ou no documento).

É também vantajoso que possa incluir outras informações como as taxas de impostos e custos de envio, caso se aplique.

Agora já tem uma ideia do que deve procurar na hora de comprar ou trocar de Software de Faturação, faça a sua escolha com base nas necessidades do seu negócio. Pense nas funcionalidades que são mais importantes, que lhe permitem automatizar processos e ter uma visão geral do estado financeiro atual da sua empresa.

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30 Maio, 2019 / 

5 Dicas Essenciais para Comprar um POS

O POS é a linha da frente em muitas áreas de comércio. No entanto, este componente essencial é frequentemente negligenciado nas fases de planeamento. O POS pode ser parte integrante das operações, nomeadamente na gestão de vendas, monitorização de stock medição da produtividade; elementos-chave da rentabilidade de qualquer negócio. Faça as coisas da forma correta, pois isso irá contribuir para um melhor fluxo de trabalho e para o crescimento do seu negócio. Lembre-se que seguir o caminho errado pode custar-lhe bastante dinheiro.

Os sistemas POS variam consoante o tipo de negócio. Um restaurante é diferente de um café, um clube ou empresa de catering. Para determinar as suas necessidades, primeiro estabeleça os parâmetros da sua empresa, como o tamanho, estilo e localização. Veja quais as soluções POS são utilizadas por negócios semelhantes. Analise antes de tomar a sua decisão.

É para o ajudar nessa análise que deixamos as nossas 5 dicas essenciais para comprar um POS.

1. Preço

Muitos locais iniciam a sua atividade com uma solução POS barata. No entanto, por norma, passados 12 meses, é feita uma atualização para um sistema POS mais robusto, mais rico em recursos ou confiável. Não só é caro comprar dois sistemas, como também existem custos “brutos” adicionais, como por exemplo o mau funcionamento ou funcionalidades reduzidas. Comece com uma configuração básica que possa crescer. Verifique se o software e o hardware adicionais do POS, como por exemplo, o software de gestão de inventário ou um sistema de exibição da cozinha, estão disponíveis no mesmo fornecedor ou num parceiro, para garantir uma integração perfeita e apenas um contacto de suporte.

2. Qualidade

A qualidade é sobre tudo definida pela experiência e histórico comprovado em uma área particular. Por exemplo, se quiser um sistema POS para um restaurante, entre em contacto com empresas que forneceram sistemas POS para outros restaurantes de tamanho similar. O fornecedor tem experiência suficiente no setor da sua indústria? Receba referências antes de tomar a sua decisão.

3. Acessórios (e integração)

Pdas e displays de cozinha podem parecer ótimas soluções, mas comece com o básico. As impressoras de talões e as gavetas de dinheiro são essenciais, enquanto scanners ou dispositivos móveis são necessários apenas em determinadas operações. Na fase inicial é importante ter sempre em mente a relação custo/benefício de cada opção. Garanta que o seu fornecedor tenha flexibilidade para crescer consigo e a capacidade de integração com aplicações de terceiros.

4. Implementação

Verifique se o software do POS pode ser personalizado pelo fornecedor e se ele inclui formação para uma gestão do sistema a longo prazo. Por exemplo, um café que inicia com um POS básico pode eventualmente precisar de um sistema mais complexo que incorpore pagamentos com cartão de crédito / débito, sinalização digital, pedidos móveis, exibição de cozinha e um programa de fidelização de cliente.

5. Suporte

Este elemento é crítico e deve estar prontamente disponível, localmente e internamente. Você não quer lidar com terceiros. O suporte do POS deve cobrir os componentes de software e hardware. Por outro lado, este deve estar disponível fora do horário laboral, já que noites, fins de semana e feriados, são horários de grande movimento para muitos negócios.

Siga estas dicas para aumentar as probabilidades de acertar à primeira na compra do seu sistema POS. Garanta um retorno mais rápido sobre o investimento, aumentando a sua produtividade e eficiência nas vendas.

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14 Maio, 2019 / 

9 Formas de Motivar a Sua Equipa

É através das suas equipas que as empresas conseguem executar as suas tarefas e atingir os seus objetivos. Quando as empresas conseguem combinar a energia, conhecimento e capacidades de um conjunto de pessoas, isso resulta na criação de uma equipa motivada, capaz de atingir objetivos que se julgavam inalcançáveis.

Não é fácil manter as equipas sempre motivadas, principalmente porque se trata de conjuntos de pessoas, cada qual com a sua personalidade, desejos e ambições.

Deixamos neste artigo 9 dicas poderosas, para ajudar os gestores a manter as suas equipas motivadas e otimizar a sua produtividade.

1. Pague aos seus colaboradores aquilo que eles merecem

Quando está a decidir o valor salarial dos colaboradores deve ter em mente os valores do mercado, perceber quanto paga a concorrência e outras empresas que possam ter cargos semelhantes. De acordo com um estudo realizado pela weekdone.com, 26% dos trabalhadores estão dispostos a mudar de empresa por um aumento de 5% no seu vencimento. É fácil perder colaboradores competentes quando estes não se sentem recompensados pelo seu esforço.

2. Faça do seu lugar de trabalho um espaço agradável

Todos desejamos trabalhar num local que nos faça sentir bem. Além de limpo o local deve ser estimulante. Não é necessário entrar em grandes gastos para conseguir um espaço harmonioso. No entanto por vezes pequenos investimentos podem fazer toda a diferença, por exemplo, ter cadeiras confortáveis, uma máquina de café, uma zona para poderem fazer refeições, entre outros.

3. Ofereça aos seus colaboradores hipótese de crescer

Ao incentivar à formação e desenvolvimento pessoal, irá ter uma equipa mais capaz, o que acrescenta valor à organização. O desenvolvimento de capacidades individuais traduz-se num desenvolvimento global de toda a equipa. Ofereça à sua equipa as ferramentas necessárias paras que possam crescer com a organização.

4. Promova a colaboração dentro da equipa

O estudo realizado pela weekdone.com revela também que 30% dos colaboradores não sentem que as suas opiniões sejam bem recebidas pelos seus gestores.

Como gestor deve encorajar as suas equipas a dar opiniões e sugestões, convide-os a fazê-lo, mostre que a sua opinião é importante. Faça questões, ouça as suas respostas e sempre que possível apresente soluções para os seus problemas.

5. Promova a felicidade

Colaboradores felizes tornam-se membros mais produtivos dentro de uma equipa e a sua atitude pode contagiar outros. Esteja atento e perceba se os seus colaboradores estão felizes com o seu trabalho e com o seu gestor. Caso estejam infelizes conte que isso se irá espalhar rapidamente como um vírus a infetar a sua empresa.

6. Não castigue um colaborador por errar

Todos cometemos erros, é parte da natureza humana. O importante é aprender com os erros para não os voltarmos a cometer. Quando um membro da sua equipa cometer um erro, não o recrimine, incentive-o a tentar novamente.

7. Estabelece objetivos claros e realistas

Em muitas situações os colaboradores acabam por perder tempo na realização de tarefas que não são prioritárias, isto porque não têm a informação correta relativamente à prioridade de cada tarefa que estão a executar. Como líder é crucial que trabalhe em conjunto com a sua equipa para definir objetivos e metas a cumprir. Se o fizer todos saberão o que fazer, o que reduz a margem de erro e aumenta a produtividade.

8. Não faça micro gestão

Ninguém gosta de um “chefe” que está sempre a ver o que está a fazer e como está a fazer. Isto é algo recorrente quando o líder pratica uma micro gestão. Isto revela falta de confiança no colaborador e por sua vez cria um grande desconforto.

Forneça todas as informações e objetivos à sua equipa e depois deixe que descubram a sua forma de os atingir.

9. Evite reuniões desnecessárias

Não vamos dizer que as reuniões não tenham a sua importância, mas muitas vezes não passam de uma grande perda de tempo. Em média um profissional gasta 3,8 horas em reuniões desnecessárias apenas numa semana. Calendarize as reuniões e informe os colaboradores com antecedência. Convide apenas os colaboradores que têm envolvimento nos temas a debater, comece a reunião a horas e tente ser o mais célere possível.

 

Sabemos que na teoria tudo funciona, mas na prática as coisas podem ser bem diferentes. Cada empresa tem a sua realidade e cada pessoa a sua personalidade. Mas uma coisa sabemos com certeza, não há empresas vencedoras sem equipas motivadas.

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30 Abril, 2019 / 

6 Dicas para uma Gestão de Sucesso

Um gestor eficaz presta atenção a várias vertentes da gestão, liderança e aprendizagem dentro de uma organização. Isto torna difícil afirmar que os tópicos que se seguem são os mais importantes no que se refere a gestão. No entanto é certo que são extremamente relevantes e que podem fazer toda a diferença no sucesso ou insucesso da gestão de um negócio.

São vários os livros e artigos que afirmam ter a fórmula mágica sobre o sucesso da gestão, mas para nós não existem formulas mágicas, mas sim um processo contínuo de melhoria e adaptação à realidade de cada organização.

No entanto, dos vários tópicos que já conhecemos destacamos 6, que julgamos serem essenciais na base de uma boa gestão.

1. Seja um exemplo a seguir

A capacidade de reconhecimento de um gestor perante a sua equipa é muito importante, mas mais relevante ainda é o exemplo que este dá. Os membros da equipa apreciam a capacidade do seu líder demonstrar carinho, colaboração, respeito, confiança e atenção. Eles dependem de um gestor para tratar os colegas com dignidade e respeito, para manter sua palavra, para demonstrar integridade, confiabilidade e caráter, até mesmo nas situações mais desafiadoras. Como se costuma dizer “ação gera reação”, e neste capítulo o gestor deve ser o exemplo a seguir.

2. Comunique de forma eficaz

Um gestor eficaz tem de ser um bom comunicador com a capacidade de comandar a sua equipa, não pela ordem, mas pela razão. No entanto a comunicação deve ser bidirecional, e para ser realmente eficaz um gestor deve também ser um bom ouvinte. Ouvir e feedback da equipa é essencial para se atingir o máximo desempenho. Além disso deve evitar respostas defensiva e estar disposto a adaptar o seu comportamento caso seja necessário. Mas, acima de tudo, deve entender e agir em prol da interação positiva com a sua equipa.

3. Construa uma equipa não um conjunto de pessoas

Existe uma grande diferença entre uma equipa e um conjunto de pessoas, pois apenas a equipa tem um objetivo comum.Tendo este lema em mente é crucial estreitar laços na equipa, para que a interajuda não seja uma exceção, mas sim um lema, para que a cooperação favoreça todos os elementos e os torne mais capazes de desempenhar as suas tarefas. Um gestor deve estar atento às problemáticas que afetam a equipa, deve apoiá-la para que se encontrem as melhores soluções e não seja afetada a sua produtividade. É importante que exista abertura entre o gestor e a sua equipa, para que reine a confiança e que seja possível que todos cresçam em conjunto com o sucesso do negócio.

4. Partilhe os aspetos financeiros de um negócio

Um gestor deve compreender os aspetos financeiros do negócio, ter a capacidade de definir objetivos e medidas a implementar. Além disso deve ser capaz de documentar os resultados obtidos, para que a equipa consiga compreender a evolução de um projeto em que está envolvida. Isto permite que a equipa tenha uma noção real do progresso (ou não), e saiba se está a atingir os objetivos e expectativas. É importante que todos tenham conhecimento do seu desempenho e da relevância que este tem para todo o grupo. Entender o lado financeiro não é apenas compreender a entrada e saída de capital, mas também saber como aproveitar as ferramentas disponíveis para conseguir uma maior produtividade.

Se a comunicação dos dados financeiros for clara com a equipa, possivelmente o seu desempenho tenderá a ser superior em prol das metas a atingir.

5. Crie um ambiente positivo

Crie um ambiente no qual as pessoas experimentem moral e reconhecimento positivos, onde os colaboradores sejam motivados a trabalhar arduamente para o sucesso do negócio. Entenda que o gestor é um dos fatores mais significativos para saber se os colaboradores estão felizes no trabalho. A sua interação com a equipa define o tom do local de trabalho, todos os dias.

6. Capacite os outros

Ajude as pessoas que o rodeiam a crescer e desenvolver as suas competências através da educação e da aprendizagem no trabalho. Impulsione a carreira dos seus colaboradores para que eles continuem a crescer. Tornar a carreira e desenvolvimento pessoal dos membros da equipa uma prioridade, aumenta exponencialmente a sua motivação. Os colaboradores sentem que o seu líder se importa com o seu progresso. Este é um dos fatores mais significativos para a satisfação dos colaboradores com o seu trabalho.

Estes são apenas alguns pontos a ter em conta no que se refere a uma boa gestão. Podemos afirmar que são apenas um ponto de partida, pois existe muito mais a fazer com vista a um melhor desempenho de toda a organização. Um bom gestor não fica por aqui, continua o seu processo de aprendizagem para que cada dia consiga mais e melhor para a sua equipa.

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12 Abril, 2019 / 
empresa crescer

Sabe como fazer uma empresa crescer?

Todas as partes de uma empresa devem estar em sintonia para que o gestor do mesmo responda à pergunta: Como fazer o meu negócio crescer?

Os gestores têm um desafio praticamente diário que é fazer com que as ações que desempenham na empresa tragam resultados cada vez mais positivos. Para isto acontecer, “os tiros devem ser certeiros”, ou seja, devem ser feitos os investimentos certos.

Aqui, terá 5 dicas para que faça com que a sua empresa cresça e consiga atingir os resultados que deseja.

Apostar na formação dos Recursos Humanos:

As pessoas fazem uma empresa. Os recursos humanos da mesma devem estar qualificados de modo a desempenhar as funções chave da organização. Para isto acontecer é preciso aperfeiçoar rotinas para que a produtividade da sua equipa aumente. Como é que pode aperfeiçoar rotinas? Através de formações contínuas que treinem a sua equipa para terem uma maior capacidade de execução de tarefas aumentando assim, os resultados da empresa.

Fazer um bom controlo de gestão e ter transparência 

Uma boa gestão empresarial leva normalmente ao sucesso de um negócio. Esta gestão deve estar alinhada com as ferramentas necessárias para o acompanhamento e controlo de operações. Para que o gestor possa tomar decisões estratégicas deve obter sempre informações credíveis e transparentes sobre o seu negócio.

Acompanhamento e ajuste de processos

Se houver uma sinergia entre todos os departamentos de uma empresa, os mesmos podem encadear as suas tarefas-chave para obter resultados positivos. Todos os processos devem ser acompanhados e mapeados para que se identifiquem desvios significativos com uma rapidez maior. Para isto acontecer o gestor deve ter uma postura proactiva e vigilante.

Apostar na inovação e na qualidade da tecnologia

A tecnologia é a maior arma que uma empresa tem face à concorrência. Quando se inova e atualiza constantemente os recursos mais importantes no que toca a executar tarefas-chave, a probabilidade de se posicionar à frente dos seus concorrentes aumenta exponencialmente.

Apostar no Marketing para aumentar a visibilidade

Mostre o seu negócio com regularidade ao seu mercado-alvo. Deve investir em marketing e mostrar quais as qualidades que diferenciam o seu produto/serviço da concorrência.

Invista em tecnologia para que os seus processos e operações sejam melhorados e para estar ativo no mercado.

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16 Novembro, 2018 / 
Cinco Passos para Otimizar a Gestão de Negócios | Controlex Sistemas - Software de Faturação

Cinco Passos para Otimizar a Gestão de Negócios

Ter uma empresa envolve a tomada de decisões constantes, o que nem sempre é uma tarefa fácil. Para o ajudar, a Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos para otimizar a gestão de negócios.

 

A gestão de negócios é um caminho sinuoso e repleto de barreiras e desafios. Cabe ao gestor encontrar a melhor forma de ultrapassar cada um dos percalços que aparecem e perceber qual a melhor forma de incentivar o crescimento da empresa.

No entanto, muitos gestores falham por dedicarem demasiado tempo a tarefas que podem ser otimizadas. As tarefas do dia a dia levam a que não consigam dedicar-se ao crescimento do negócio. Mas existem várias formas de contornar este problema!

Para o ajudar, a Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos que o ajudam a otimizar a gestão de negócios!

 

Cinco Aspetos Essenciais para Otimizar a Gestão de Negócios

 

1. Defina as metas e objetivos a alcançar

Ter metas estabelecidas é um ponto fulcral na gestão de empresas. Para além de ajudar a motivar os colaboradores, ter objetivos definidos ajuda a mensurar resultados e perceber em que ponto está o negócio.

 

2. Esteja a par das tendências de mercado

Na gestão de negócios é sempre importante acompanhar as tendências de mercado. Este ponto deve envolver o entendimento da procura e necessidades do cliente e a análise do trabalho da concorrência. É isto que permite que não fique para trás na sua área de negócio!

 

3. Treine as suas equipas

Independentemente da área de negócio, é essencial que tenha profissionais competentes a seu lado. O primeiro passo deve passar sempre por perceber e conhecer o produto/serviço e toda a dinâmica da empresa. Mas também é importante que os seus funcionários tenham formação sobre as tarefas que executam.

 

4. Aposte no marketing

Investir em marketing é um dos passos importantes na gestão de negócios, principalmente no que toca à parte digital. Ter um website e estar presente nas redes sociais ajuda a alcançar uma audiência maior e conquistar novos clientes.

 

5. Escolha o software de faturação certo

Um software de faturação à medida é uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer negócio. Ao ter um programa à medida das suas necessidades, a sua empresa vai ter imensos benefícios. Esta ferramenta permite automatizar e otimizar processos, tal como contabilidade e gestão de stocks. Isto permite dedicar mais tempo ao crescimento do seu negócio!

Na Controlex Sistemas temos à sua disposição uma vasta gama de softwares de faturação. Os nossos especialistas vão ajudá-lo a encontrar o programa que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.

 

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9 Agosto, 2018 / 
Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo? | Controlex Sistemas - Software de Faturação

Posso enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo?

O envio do ficheiro SAF-T é uma das obrigações legais das empresas. Já passou a data de envio e esqueceu-se, e agora?

Em primeiro lugar, pode estar descansado. É possível enviar o ficheiro SAF-T depois da data limite.

No entanto, é preciso ter em conta que este atraso implica o pagamento de coimas. As multas podem variar entre os 450 e os 22 500 euros. Estes valores aplicam-se a pessoas coletivas, em caso de negligência. As coimas aplicadas podem ter valores diferentes dependendo da situação.

Para que esteja informado sobre tudo o que é necessário saber sobre o ficheiro SAF-T, a Controlex Sistemas faz-lhe um resumo das informações mais importantes!

 

O que é o ficheiro SAF-T?

SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version. Este ficheiro reúne toda a documentação fiscal sobre o seu negócio durante um determinado período de tempo.

O ficheiro SAF-T inclui as informações necessárias para a comunicação da faturação mensal de um negócio à Autoridade Tributária. Este documento inclui informações como:

  • Identificação da empresa;
  • Identificação de clientes e fornecedores;
  • Identificação de produtos e serviços vendidos;
  • Recibos emitidos a clientes;
  • Documentos de transporte;
  • Documentos de venda fiscalmente relevantes;
  • Documentos de conferência.

Pode ler mais sobre o ficheiro SAF-T no artigo O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve.

 

Quando tenho de entregar o ficheiro SAF-T?

O SAF-T PT é um documento mensal.

De acordo com o art. 3º do Decreto Lei nº198/2012, este deve ser entregue até o 20º dia do mês seguinte. Isto quer dizer que, por exemplo, o SAF-T do mês de julho deve ser entregue até 20 de agosto do mesmo ano.

 

Quem tem de entregar o SAF-T PT?

O SAF-T é um documento fiscal obrigatório para as empresas que exercem atividades comerciais, industriais ou agrícolas em território nacional.

25 Julho, 2018 / 
Como mudar de software de faturação | Controlex Sistemas - Programas de Faturação

Como Mudar de Software de Faturação

O software de faturação é uma ferramenta essencial na gestão de negócios. Mas será que está satisfeito com as funcionalidades do seu? A Controlex Sistemas partilha consigo os cuidados a ter e os pontos a analisar para mudar de software de faturação!

 

Com a evolução do negócio, muitas empresas sintam que o programa de faturação já não responde às suas necessidades. Quando começa a sentir isto é sinal que está na hora de mudar de software de faturação.

No entanto, esta troca pode ser uma enorme dor de cabeça para si e para os seus colaboradores. A Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos que deve seguir para mudar de software de faturação.

 

Como mudar de software de faturação

 

1. Comece por encontrar o software certo

Antes de mudar de software de faturação é importante que encontre a opção certa para o seu negócio. Estes são alguns dos pontos que deve ter em conta:

Software Certificado

O programa de faturação que escolher tem de ser certificado pela Autoridade Tributária. O Portal das Finanças disponibiliza no seu website uma lista completa dos softwares de faturação certificados. Pode consultar a lista aqui.

Adapta-se às necessidades do seu negócio

Se vai mudar de software de faturação que seja para melhor! É importante que o novo programa responda de uma forma mais completa às necessidades do seu negócio. Entre estas podem estar, por exemplo, a gestão de stocks, de fornecedores, de contas correntes de clientes e relatórios.

 

2. Compatibilidade com os equipamentos

Se tem uma loja, café ou outro negócio de atendimento ao público, é importante que verifique a compatibilidade com os equipamentos antes de mudar de software de faturação. Alguns programas podem não ser compatíveis com o POS, a impressora, a gaveta de moedas ou o leitor de código de barras.

 

3. Exporte a informação atual

O seu programa de faturação tem uma enorme quantidade de informação sobre a sua empresa. É importante que, antes de mudar de software de faturação, exporte os dados do antigo sistema.

Esta exportação deve ser feita em formato CSV. A maioria dos programas permitem a exportação e importação neste formato. Assim, consegue poupar tempo e trabalho.

 

4. Comece a utilizar o novo software de faturação

Depois da instalação do software de faturação, é essencial fazer a importação dos dados. Estes incluem informações sobre clientes, fornecedores e inventários. Antes de seguir para o próximo passo, verifique que todos os dados foram corretamente inseridos.

 

5. Configure a sua conta

Depois do passo inicial, está na hora de tornar o software de faturação mais seu com uma personalização. Insira imagens dos produtos para ajudar na identificação e personalize o POS para que consiga ter todas as funcionalidades que precisa para o dia a dia.

 

Mudar de software de faturação é mais simples quando segue estes cinco passos. É importante que não se fique por um programa aceitável. Um software de faturação à sua medida permite otimizar todo o processo de venda e a contabilidade do seu negócio.

A Controlex Sistemas tem à sua disposição uma seleção dos melhores softwares de faturação do mercado. Os nossos programas permitem aumentar a produtividade e reduzir os custos da sua empresa de forma simples.

 

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13 Junho, 2018 /