Prepare-se para o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados!

É já no próximo dia 25 de maio que entra em vigor o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados. Já preparou a sua empresa para a nova legislação?

O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD – entra em vigor dia 25 de maio. Esta nova legislação traz vários desafios tanto para as empresas como para os cidadãos.

É preciso compreender que este regulamento surgiu da necessidade de uniformizar a legislação europeia no que toca à proteção de dados individuais. A globalização e a evolução tecnológica trouxeram novos desafios e foi preciso criar um quadro de proteção mais coerente e sólido.

Assim, foi criado o RGPD, que visa proteger as pessoas singulares no que toca ao tratamento de dados pessoais.

As principais alterações do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados

Para o auxiliar na transição, a Controlex Sistemas explica-lhe as principais mudanças que o RGPD vai trazer para a gestão de empresas.

O novo conceito de dados pessoais

O Regulamento Geral de Proteção de Dados vem criar um novo conceito de dados pessoais. Anteriormente, este conceito abrangia apenas o nome, número e morada. A partir de maio, informações como o endereço IP e a identificação de dispositivos passam a ser dados pessoais.

Abrangente a toda a União Europeia

Como já referimos acima, o RGPD é uma lei europeia. Por isso mesmo, as novas regras são aplicadas a todas as entidades que recolham dados dentro da comunidade europeia. O novo regulamento também abrange empresas que não exerçam atividade comercial dentro da União Europeia.

O conceito de “Pseudoanonimato”

O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados criou o conceito de “pseudoanonimato”. A partir de 25 de maio, as empresas têm de assegurar o anonimato dos utilizadores. Isto é, os dados devem ser tratados de uma forma a que não seja possível atribuir à pessoa em questão.

A transparência das intenções

Com o novo RGPD, as empresas têm que ser transparentes quanto às intenções de utilização dos dados pessoais. Isto significa que os utilizadores devem ser informados para que os seus contactos e dados vão ser usados.

O “direito a ser esquecido”

O Regulamento Geral de Proteção de Dados veio reforçar o “direito a ser esquecido”. Isto significa que as empresas devem criar mecanismos para a eliminação de dados pessoais, caso isto seja pedido pelo utilizador.

Estas são as principais alterações que o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados vai implementar. É importante que a sua empresa comece já a preparar os mecanismos certos para o cumprimento desta legislação.

O não cumprimento obriga as organizações e empresas a indemnizar a pessoa que sofreu danos materiais ou imateriais devido à violação dos seu dados pessoais. As empresas estarão também sujeitas ao pagamento de coimas. Estas podem ir até aos 20 000 000 euros ou 4% do volume de negócios anual a nível mundial. A decisão será o que representa o valor mais elevado.

A melhor forma de garantir que o seu negócio está preparado para esta nova legislação é com um software de gestão certificado. A Controlex Sistemas tem diversas opções à sua disposição. Os nossos especialistas podem ajudá-lo/a a encontrar o melhor sistema para o seu negócio!

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11 Abril, 2018 /

A importância de um software de faturação na gestão de negócios

A importância de um software de faturação para o seu negócio

Um software de faturação é uma das ferramentas essenciais para a gestão de negócios de atendimento ao público.

A fiscalização nesta área de negócio tornou-se cada vez mais apertada. Falhas na faturação podem trazer severas consequências para o seu negócio. Para além das possíveis coimas, a falta de transparência pode fazer estragos na reputação do seu estabelecimento.

É por isto que se torna essencial que os proprietários de restaurantes, cafés, bares, pastelarias, lojas e outros negócios de atendimento ao público implementem um software de faturação. Esta é a melhor forma de garantir o cumprimento de todas as obrigações.

No entanto, a escolha de um programa de faturação nem sempre é fácil!

Antes de tomar uma decisão existem diferentes aspetos que deve analisar. É importante que o software de faturação permita um processamento descomplicado, rápido e eficiente.

O programa de faturação deve estar preparado para responder eficazmente às operações diárias do seu estabelecimento e auxiliá-lo na condução do negócio.

Esta ferramenta vai tornar mais simples as operações de contabilidade. Esta é a forma mais eficaz de fazer uma correta gestão dos investimentos, cobranças e rendimentos. Para além disso, este programa ajuda a melhorar a eficiência e competência do seu negócio.

A importância de escolher um software de faturação certificado

Um software de faturação é uma ferramenta essencial que o vai ajudar a lidar com a parte mais complicada da gestão de negócios, tal como as obrigações legais e fiscais.

A certificação pela Autoridade Tributária – AT – é um dos aspetos que deve ter em conta na sua escolha. A certificação do programa de faturação é obrigatória por lei. Esta é registada através de um número que está ligado aos softwares que cumprem os requisitos legais em vigor.

Ao escolher um software de faturação certificado garante que este programa está preparado para respeitar as normas em vigor, como é o caso do preenchimento do ficheiro SAF-T (PT).

Na Controlex Sistemas pode encontrar os melhores softwares de faturação para o seu negócio. A nossa empresa tem à sua disposição diversas soluções, resta escolher qual a que se adequa melhor às necessidades do seu estabelecimento.

Procura o software de faturação certo para o seu negócio?

Entre em contacto connosco!

17 Outubro, 2017 /

O que é um sistema POS?

Um sistema POS é uma ferramenta essencial para negócios que envolvam atendimento ao cliente. POS significa Point of Sale, ou seja, um ponto de venda. Este é o local onde o cliente paga as suas compras.

Esta é uma ferramenta que torna a venda mais simples e eficaz e facilita a gestão de negócios. Com um software POS, a sua empresa vai tornar-se mais produtiva.

Um sistema POS é a escolha ideal para todo o tipo de negócios de atendimento ao público. Já é comum ver esta ferramenta em restaurantes, bares, cafés, pastelarias, discotecas e comércio a retalho.

Este software assenta na tecnologia informática. Esta caraterística permite que o POS possa ser implementado em vários terminais, ligados em redes, que podem estar no mesmo espaço físico ou em diferentes lojas.

Uma das grandes vantagens dos terminais POS é a possibilidade de adaptação às necessidades de cada negócio. Estes podem incluir um ecrã tátil, leitor de códigos de barras e impressoras de talões, por exemplo. Existem também diferentes aplicações para programar o sistema para responder a determinados problemas.

Um exemplo destas aplicações é para a criação e atualização automática de stock. Basta inserir os valores no POS e sempre que um produto é vendido o programa subtrai automaticamente do stock.

Vantagens de um sistema POS

Existem várias vantagens associadas à implementação destes sistemas em lojas e estabelecimentos de atendimento ao público.

. Permite criar campanhas promocionais

Em restaurantes, bares, pastelarias e negócios desta área é comum existirem happy hours. Com um sistema POS pode criar estas campanhas promocionais de forma simples. O próprio software calcula os preços, tornando a venda mais fácil e rápida.

. Rentabilização do tempo

Estes softwares ajudam a que a sua loja ou estabelecimento se torne mais produtiva. Os seus colaboradores vão ter todo o sistema de venda automatizado, o que permite que todo o processo seja mais rápido. Este tempo pode ser utilizado para fazer um acompanhamento mais próximo ao cliente.

. Maior controlo

Um sistema POS permite que tenha sempre toda a informação que necessita sobre o seu negócio. Pode poupar tempo na atualização de stocks e contas e criar uma comunicação simplificada com fornecedores e clientes.

. Segurança de dados

A informação é uma das partes mais importantes de uma empresa. Com um software POS os dados sobre os diferentes setores do seu negócio vão estar guardados em segurança.

. Maior eficiência de tomada de decisões

O sucesso de um negócio depende sempre da gestão que é feita. Com um sistema POS vai conseguir tomar decisões de forma mais fácil, uma vez que tem acesso a todos os dados que precisa sobre o seu negócio.

A Controlex Sistemas tem à sua disposição diversos softwares POS que vão tornar o seu negócio mais rentável e produtivo. Consulte as nossas opções aqui.

20 Julho, 2017 /

O que é o Ficheiro SAF-T PT e para que serve

O ficheiro SAF-T PT faz parte da realidade da gestão de empresas e respetiva faturação. No entanto, a importância deste documento ainda passa ao lado de muitos portugueses.

A Controlex Sistemas vai explicar-lhe tudo o que precisa de saber sobre o SAFT!

O ficheiro SAF-T PT foi criado para facilitar a recolha de informações relativas à faturação das empresas. Este documento foi integrado na contabilidade das empresas portuguesas em 2008.

SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version. Este ficheiro reúne toda a documentação fiscal relevante de um negócio durante um determinado período de tempo.

Este ficheiro em formato xml foi criado, inicialmente, para auditoria fiscal. O SAFT ajudava a tornar mais simples as inspeções para combate a fuga e evasão fiscal às empresas.

Atualmente, e apesar de existirem outros meios para cumprir esta obrigação, o ficheiro SAF-T PT é o mais utilizado. Isto deve-se ao facto de estar disponível em todos os softwares de faturação.

O Portal das Finanças define o objetivo deste documento como facilitar a exportação simplificada dos registos de uma empresa, utilizando um formato comum, independentemente do programa utilizado.

As Informações do ficheiro SAF-T PT

Este ficheiro inclui informações necessárias para a correta comunicação da faturação mensal de um negócio à Autoridade Tributária.

No entanto, o ficheiro SAF-T PT inclui mais dados do que aqueles que são exigidos por esta entidade. Por isso mesmo, a Autoridade Tributária aceita versões minimizadas. Estes documentos mais resumidos incluem apenas a identificação da empresa, documentos de venda que sejam relevantes e identificação de clientes que efetuaram transações com a empresa no período de tempo em questão.

O SAF-T(PT) completo inclui as seguintes informações:

Identificação da empresa;
Identificação de clientes e fornecedores;
Identificação de produtos e serviços vendidos;
Recibos emitidos a clientes;
Documentos de transporte;
Documentos de venda fiscalmente relevantes – estes aplicam-se mesmo tendo sido anulados, tal como faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo, notas de crédito e notas de débito;
Documentos de conferência, tal como consultas de mesa.

Este ficheiro é um dos documentos mais importantes na gestão de empresas e sofreu alterações recentes. Desde o dia 1 de julho, o formato do ficheiro SAF-T PT mudou. Saiba mais sobre esta alteração aqui.

11 Julho, 2017 /

As alterações ao ficheiro SAF-T PT para a contabilidade das empresas

O início do mês de julho trouxe alterações ao ficheiro SAF-T PT. Estas mudanças devem passar a ser consideradas na contabilidade das empresas.

A Portaria nº. 302/2016, de 2 de dezembro, veio alterar a estrutura de dados do SAF-T PT. Anunciadas no final do ano passado, estas alterações ao ficheiro SAF-T PT devem ser postas em prática já este mês.

Desde o passado dia 1 de julho, este documento de faturação deve incluir tabelas de taxonomias. Estas são sistemas de codificação que fazem correspondência entre diferentes códigos de contas.

As alterações ao ficheiro SAF-T PT e a inserção das taxonomias têm como objetivo tornar este documento mais completo. Estas mudanças foram propostas uma vez que o formato anterior não contemplava toda a informação necessária. O novo ficheiro SAF-T PT tem informação de maior qualidade sobre a contabilidade das empresas.

Tabelas de Taxonomias: o que são?

Como já explicamos anteriormente, as taxonomias são códigos que fazem a correspondência direta às contas do Sistema de Normalização Contabilística – SNC – no plano de contas em função das descrição das mesmas.

Estes códigos permitem que a Autoridade Tributária e Aduaneira efetue validações automáticas. Para além disso, também tornam possível o pré-preenchimento de alguns anexos da IES – Informação Empresarial Simplificada.

Existem duas tabelas de taxonomias que se aplicam dependendo da forma como as empresas apresentam as contas.

A tabela de taxonomias S aplica-se a todas as entidades que efetuam a apresentação de contas de acordo com os normativos NIC, SNC ou SNC-PE.

Já a tabela M é para entidades que apresentam as suas contas de acordo com o normativo SNC-ME.

Principais Alterações ao ficheiro SAF-T PT

Uma das principais alterações da Portaria nº.302/2016, de 2 de dezembro, é a inclusão de tabelas de taxonomias no ficheiro SAFT.

A partir de agora, os números de série presentes nos documentos vão passar a ser exportados.

Para além disso, também existem novos códigos para tipos de SAFT nos documentos de faturação e dossiers internos.

Novos Códigos para tipos de SAFT para Documentos de Faturação

CM – Consultas de mesa	CC – Crédito de Consignação
FO – Folhas de Obra	PE – Pró Forma
NE – Notas de Encomenda	OU – Outros
OR – Orçamentos	OT – Documentos Internos

Estes tipos de SAFT passam a assinar digitalmente os documentos e são comunicados no ficheiro SAF-T PT, com exceção do tipo OT – Documentos Internos.

Novos Códigos para tipos de SAFT para Dossiers Internos

GR – Guia de Remessa	GT – Guia de Transporte
GA – Guia de Movimentação de Ativos Próprios	GC – Guia de Consignação
GD – Guia ou Nota de Devolução	NE – Nota de Encomenda
CM – Consultas de Mesa	CC – Crédito de Consignação
FO – Folhas de Obras	OU – Outros
OR – Orçamentos	PF – Pró forma
FC – Fatura de Consignação	DC – Documentos de Conferência
OT – Documento interno

Estes documentos também são assinados digitalmente e comunicados no ficheiro SAF-T PT. A exceção é, tal como acontece nos documentos de faturação, o tipo OT – Documentos Internos.

Encomendas ao fornecedor, transferência entre armazéns e consumo interno são alguns exemplos de documentos internos.

Estas alterações ao ficheiro SAF-T PT entraram em vigor no passado dia 1 de julho. A partir deste mês, esta informação vai passar a estar incluída neste documento de faturação.