9 Coisas Essenciais num Software de Faturação

Por que motivos deve usar software de faturação?

Tocamos um pouco no que torna as faturas digitais atraentes para as empresas.

Além de economizar dinheiro em consumíveis, um software de faturação transforma o seu sistema financeiro num e processo mais preciso.

Digitar faturas manualmente abre espaço ao erro humano, e nesta área o erro é algo a evitar a todo o custo. Com um software de faturação, o erro humano é reduzido substancialmente. Além disso, pode aceder ao software e criar faturas de qualquer lugar usando um desktop ou dispositivo móvel.

Esta flexibilidade aumenta a velocidade de resposta e torna o processo mais conveniente para si e para os seus clientes, pois estes passam também a ter acesso às faturas em qualquer lugar.

1. Criar faturas personalizadas

As faturas fazem parte da sua marca, por isso é importante que você possa, pelo menos, inserir o logótipo da sua empresa. Com um software de faturação, você pode criar modelos, que podem facilitar o processo de cobrança aos clientes.

O objetivo de se tornar digital é ajudar a automatizar seus processos de faturação.

Algumas plataformas vêm com uma variedade de modelos para escolher com base na sua área de negócio e preferências.

2. Várias opções de moeda

Um software de faturação nãos e deve limitar a um tipo de moeda, especialmente se a sua empresa está a planear fazer negócios para o exterior. Um sistema multi moeda irá facilitar a cobrança de clientes internacionais, utilizando a moeda que vigora no seu país.

3. Sistema de Gestão de Clientes

Ter em mente todos os detalhes de cada cliente é impossível. Da mesma forma ter de procurar em faturas anteriores manualmente o histórico de compras também é impensável.

Com um software de faturação tem à disposição os dados dos clientes e respetivo histórico, para que facilmente consiga ter uma noção clara das suas preferências.

Se porventura o software que utiliza não tiver esta funcionalidade, talvez seja hora de pensar em trocar por algo mais completo e atual.

4. Capacidade de Processar Pagamentos com Cartões de Crédito

É importante oferecer aos clientes as mais variadas formas de pagamento. Como se costuma dizer “quanto mais fácil melhor”.

O software de faturação que escolher deve permitir pagamentos com cartão de crédito, o que pode ser muito vantajoso principalmente para pagamentos recorrentes. Isto pode significar emitir uma fatura recorrente e enviar para o cliente ou processar os pagamentos automaticamente em cada período de faturação.

5. Capacidade de criar orçamentos

Antes de efetuar uma venda o cliente pode querer receber um orçamento para ter uma ideia de quanto vai gastar. Invés de enviar um email com a cotação, você pode usar um modelo de orçamento profissional gerado pelo seu software de faturação. Isto é muito útil principalmente se estiver a receber constantemente pedidos de potenciais clientes.

6. Criação de Relatórios Financeiros

Saber o estado atual da sua empresa financeiramente torna-se mais simples quando o seu software de faturação recolhe os dados e emite os relatórios.

Alguns softwares permitem personalizar o seu painel principal com os dados que ache mais relevantes para o seu negócio. Desta forma, mal abre o seu software tem de imediato a informação do estado atual.

Por exemplo, pode personalizar o painel para ter logo na abertura a informação relativa à faturação mensal, faturas em aberto e faturas pendentes, faturas vencidas, entre muitas outras informações.

Esta funcionalidade torna-se ainda mais relevante se tiver uma equipa de colaboradores que necessite de aceder a esta informação, pois ela estará sempre num só local e acessível a todos os que tenham permissões para tal.

Por fim estes relatórios também são muito uteis quando se trata de pagamento de impostos, pois com toda a informação contida no software não existem surpresas.

7. Múltiplas Formas de Pagamento Online

É ótimo aceitar pagamentos com cartão de crédito e débito. Mas se o seu negócio também funciona online é importante que o seu software aceite outras formas de pagamento.

Por exemplo, Ref. Multibanco, PayPal, MBWay, MeoWallet, Stripe ou outros, tornam o seu sistema de pagamentos mais flexível para si e para o seu cliente, oferecendo a este último várias hipóteses de completar a sua compra para que escolha a que mais lhe convém. Limitar as formas de pagamento pode ser uma barreira à finalização da compra.

8. Controlo de Despesas

Os negócios de hoje estendem-se além do escritório. Manter o controlo das horas de serviço, deslocações e outras despesas é um fator essencial para obter uma noção real do retorno de cada venda.

Um software de faturação permite a inclusão e controlo destes dados, tendo assim num só local todas as informações financeiras de entradas e saídas de caixa.

Tendo esta informação coletada, torna também mais simples faturar o valor de serviço correto ao cliente.

9. Inclusão de taxas, descontos e custos de envio

As faturas incluem mais do que apenas o valor de um produto ou serviço. Em alguns casos, pode querer oferecer um desconto ao cliente, que deve ser refletido na fatura.

É importante que o software de faturação que utiliza ofereça este recurso, o que torna o processo tão simples quanto inserir uma percentagem de desconto (no produto, no cliente ou no documento).

É também vantajoso que possa incluir outras informações como as taxas de impostos e custos de envio, caso se aplique.

Agora já tem uma ideia do que deve procurar na hora de comprar ou trocar de Software de Faturação, faça a sua escolha com base nas necessidades do seu negócio. Pense nas funcionalidades que são mais importantes, que lhe permitem automatizar processos e ter uma visão geral do estado financeiro atual da sua empresa.

Procura um Software de Faturação mas não sabe o qual a melhor solução para o seu negócio?

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30 Maio, 2019 / 
Como mudar de software de faturação | Controlex Sistemas - Programas de Faturação

Como Mudar de Software de Faturação

O software de faturação é uma ferramenta essencial na gestão de negócios. Mas será que está satisfeito com as funcionalidades do seu? A Controlex Sistemas partilha consigo os cuidados a ter e os pontos a analisar para mudar de software de faturação!

 

Com a evolução do negócio, muitas empresas sintam que o programa de faturação já não responde às suas necessidades. Quando começa a sentir isto é sinal que está na hora de mudar de software de faturação.

No entanto, esta troca pode ser uma enorme dor de cabeça para si e para os seus colaboradores. A Controlex Sistemas partilha consigo cinco passos que deve seguir para mudar de software de faturação.

 

Como mudar de software de faturação

 

1. Comece por encontrar o software certo

Antes de mudar de software de faturação é importante que encontre a opção certa para o seu negócio. Estes são alguns dos pontos que deve ter em conta:

Software Certificado

O programa de faturação que escolher tem de ser certificado pela Autoridade Tributária. O Portal das Finanças disponibiliza no seu website uma lista completa dos softwares de faturação certificados. Pode consultar a lista aqui.

Adapta-se às necessidades do seu negócio

Se vai mudar de software de faturação que seja para melhor! É importante que o novo programa responda de uma forma mais completa às necessidades do seu negócio. Entre estas podem estar, por exemplo, a gestão de stocks, de fornecedores, de contas correntes de clientes e relatórios.

 

2. Compatibilidade com os equipamentos

Se tem uma loja, café ou outro negócio de atendimento ao público, é importante que verifique a compatibilidade com os equipamentos antes de mudar de software de faturação. Alguns programas podem não ser compatíveis com o POS, a impressora, a gaveta de moedas ou o leitor de código de barras.

 

3. Exporte a informação atual

O seu programa de faturação tem uma enorme quantidade de informação sobre a sua empresa. É importante que, antes de mudar de software de faturação, exporte os dados do antigo sistema.

Esta exportação deve ser feita em formato CSV. A maioria dos programas permitem a exportação e importação neste formato. Assim, consegue poupar tempo e trabalho.

 

4. Comece a utilizar o novo software de faturação

Depois da instalação do software de faturação, é essencial fazer a importação dos dados. Estes incluem informações sobre clientes, fornecedores e inventários. Antes de seguir para o próximo passo, verifique que todos os dados foram corretamente inseridos.

 

5. Configure a sua conta

Depois do passo inicial, está na hora de tornar o software de faturação mais seu com uma personalização. Insira imagens dos produtos para ajudar na identificação e personalize o POS para que consiga ter todas as funcionalidades que precisa para o dia a dia.

 

Mudar de software de faturação é mais simples quando segue estes cinco passos. É importante que não se fique por um programa aceitável. Um software de faturação à sua medida permite otimizar todo o processo de venda e a contabilidade do seu negócio.

A Controlex Sistemas tem à sua disposição uma seleção dos melhores softwares de faturação do mercado. Os nossos programas permitem aumentar a produtividade e reduzir os custos da sua empresa de forma simples.

 

Quer encontrar um software à medida do seu negócio?

 

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13 Junho, 2018 / 
Os melhores Softwares de Faturação para o seu negócio - Controlex Sistemas - Sistemas POS

Os melhores Softwares de Faturação para o seu negócio

Os softwares de faturação são uma das ferramentas que os gestores podem utilizar para simplificar o trabalho administrativo. Conheça as melhores soluções do mercado!

Gerir um negócio de atendimento ao público com sucesso requer as ferramentas certas. Um software de faturação e um POS são dois dos equipamentos imprescindíveis para esta área de negócio.

No entanto, escolher o programa de faturação certo não é uma tarefa fácil. Afinal, é importante que este se adapte ao seu negócio e responda às suas necessidades. Só assim é possível aumentar a produtividade e reduzir os custos.

Na Controlex Sistemas sabemos que existem demasiadas opções de softwares de faturação e nem sempre é fácil escolher. Para o ajudar, fizemos uma seleção dos melhores programas de faturação do mercado!

Os melhores softwares de faturação

Sage Guest Rest

O software Sage Guest Rest é muito mais do que um programa de faturação. Este sistema, além de dinamizar e facilitar o atendimento ao cliente, também permite ter uma análise detalhada sobre o estado do seu negócio.

Com este software de faturação vai conseguir saber quais são os produtos mais vendidos e quais os clientes mais assíduos. Para além disso, o Sage Guest Rest permite obter maior fluidez nas operações. O sistema tem menus dinâmicas, com diferentes opções consoante os produtos que fazem parte do menu.

Factus4

O Factus 4 foi criado para ser o programa de excelência para negócios na área da restauração e retalho. Um dos pontos que o distingue dos restantes softwares de faturação é estar pronto a utilizar. Tudo o que precisa é de proceder à instalação através da pen técnica.

A estrutura do Factus 4 foi desenhada para tornar o processo de faturação mais simples. Este software permite criar vários utilizadores com diferentes níveis de acesso. Esta é uma excelente forma de controlar todo o seu negócio!

PTCERT

O software PTCERT foi desenvolvido para garantir elevados níveis de estabilidade e implementar uma cultura de alta performance. A aplicação oferece uma solução simples e eficaz para a gestão de pontos de venda.

Com o PTCERT a necessidade de formação é muito reduzida. O sistema tem uma utilização e instalação muito simples e intuitivas.

ETPos

O ETPos é um dos melhores softwares de faturação destinado a pontos de venda do mercado. Graças à sua grande capacidade de configuração, este sistema pode ser utilizado em diferentes áreas de negócio.

O software ETPos tem uma utilização muito intuitiva, com interface tátil que facilita a sua utilização. Para além da simplicidade de faturação, este software também permite melhorar a gestão do tempo e recursos.

EquiREST

O EquiREST é outro dos softwares de faturação que permite ter uma gestão simples e eficiente na área da restauração. Este sistema destina-se a restaurantes, bares, cafés e discotecas.

O software EquiREST tem um interface touch-screen, o que permite uma fácil utilização e adaptação. O sistema também permite a personalização dos ecrãs. Assim, consegue adaptar o software às necessidades do seu negócio.

Estes são os melhores softwares de faturação para a área da restauração, retalho e outros negócios de atendimento ao público. Com estes sistemas consegue dinamizar o seu negócio, enquanto otimiza e automatiza todo o processo de faturação. Assim, passa menos tempo em tarefas burocráticas e mais a planear o crescimento da sua empresa!

Não sabe qual é a melhor solução de faturação para o seu negócio?

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Na Controlex Sistemas vamos ajudá-lo a encontrar o software de faturação que se adapte às necessidades do seu negócio de atendimento ao público!

15 Março, 2018 / 
Gestão de Restaurantes: Como criar negócios de sucesso - Controlex Sistemas - Sistemas Informáticos - Software de faturação

Gestão de Restaurantes: Como Criar Negócios de Sucesso

Tem dúvidas sobre a gestão de restaurantes? A Controlex Sistemas dá-lhe as dicas que precisa para criar negócios de sucesso!

 

Longe vão os dias em que bastava saber cozinhar para se ter um restaurante de sucesso. Atualmente, a área da restauração apresenta uma concorrência cada vez mais forte, o que leva ao fracasso de muitos restaurantes logo nos primeiros meses.

É importante que, antes de abrir um restaurante, perceba como funciona o negócio. Afinal, nem tudo é tão simples como parece!

O primeiro passo deve ser sempre o planeamento estratégico. Para o ajudar neste ponto, a Controlex Sistemas juntou cinco dicas de gestão de restaurantes para criar negócios de sucesso.

 

5 Dicas para a Gestão de Restaurantes de Sucesso

 

1. Estude o mercado

O primeiro passo de qualquer negócio deve passar sempre por um estudo de mercado. Afinal, nunca conseguirá vingar se não conhecer bem a área de negócio em que se vai inserir!

É preciso perceber vários aspetos, nomeadamente o local. É essencial que abra o seu negócio numa área em que exista procura!

Outro aspeto importante é, por exemplo, o género de refeições que vai servir. Para isso tem de analisar as preferências do público-alvo.

 

2. Crie um plano de negócios

Agora que já sabe onde e que género de restaurante quer abrir, é hora de criar um plano de negócios. Não despreze este ponto, é absolutamente essencial para criar negócios de sucesso!

Este documento deve incluir os investimentos necessários e o plano para reaver o valor que vai investir.

Outro aspeto importante sobre o plano de negócios é que este documento é essencial para persuadir entidades bancárias caso precise de um empréstimo.

 

3. Crie uma estratégia de marketing

Ainda antes de abrir o restaurante é necessário começar a planear e a implementar a estratégia de marketing. Este é um dos pontos que não pode falhar na gestão de restaurantes e outros negócios de atendimento ao público!

Muitos restaurantes conseguem ganhar reputação ainda antes de abrirem ao trabalharem as redes sociais. Esta é uma excelente forma de despertar a atenção e interesse dos futuros clientes.

Para além disso, aposte na criação de um website e flyers promocionais. O primeiro vai ajudá-lo a promover o seu negócio online e o segundo offline.

 

4. Analise os custos e benefícios

Em qualquer negócio é importante que não se deixe levar por comprar supérfluas e impulsivas.

Abrir um restaurante implica uma série de investimentos, como equipamento, mobiliário e staff. É importante decidir se quer comprar artigos novos ou em segunda mão ou até alugar equipamentos e quantos funcionários precisa, por exemplo. Para perceber qual a melhor opção é essencial fazer um levantamento dos custos e benefícios de cada opção.

 

5. Escolha o software de faturação certo

Um software de faturação é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Num negócio de atendimento ao público, tal como um restaurante, um POS pode fazer toda a diferença!

Estes sistemas ajudam-no a tornar todo o processo de atendimento ao cliente mais simples e rápido. Para além disso, esta é a forma mais simples de controlar toda a faturação, gestão de stock e fazer análises sobre o negócio.

 

A Controlex Sistemas tem um conjunto de softwares de faturação muito completo. Connosco vai encontrar o POS que melhor se adapta às necessidades da sua empresa, para que consiga crescer de forma sustentável.

 

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12 Janeiro, 2018 / 
Como escolher o software de faturação certo para si - Controlex Sistemas - Sistemas Informáticos para a Gestão de Empresas

Como escolher o software de faturação certo para si

Precisa de mudar de software de faturação? A Controlex Sistemas explica-lhe tudo o que precisa de saber para fazer a escolha certa para o seu negócio!

A faturação é uma parte essencial de qualquer negócio e nem sempre é tão simples como parece! No entanto, existem ferramentas que o podem ajudar nesta tarefa, como um software de faturação!

Estes sistemas ajudam a tornar todo o processo de faturação mais simples e rápido. Para além disso, um programa de faturação garante o cumprimento de todos os requisitos legais.

Mas escolher este software não é uma tarefa fácil. É necessário analisar e ter em conta uma série de aspetos antes de tomar uma decisão. Para o ajudar, a Controlex Sistemas fez uma compilação dos pontos a ter em atenção quando escolhe o seu software de faturação.

 

Entenda as suas necessidades

É importante que o programa de faturação escolhido se adapte às necessidades do seu negócio. Para isso, tem de definir quais são as funcionalidades que não pode abdicar. Precisa de um sistema para a gestão de stocks e inventários? Então precisa de escolher um sistema que consiga otimizar esta tarefa.

 

Faça a sua pesquisa

A Internet tem resposta para quase tudo. Por isso mesmo, é uma excelente fonte de informação quando procura um software de faturação. Para além dos websites das marcas, também pode pesquisar por opiniões em fóruns online. Estas plataformas são excelentes para obter respostas às suas questões.

 

Peça opiniões

Antes de tomar a sua decisão é importante falar com pessoas que também estão envolvidas na gestão de empresas. Esta é uma excelente forma de perceber que programas usam, quais já experimentaram e as dificuldades que encontraram, por exemplo. Os seus amigos e colegas podem recomendar-lhe o software certo e quais deve evitar.

 

Experimente antes de comprar

Antes de comprar um software de faturação é importante testá-lo. Só assim consegue saber se realmente se adapta às necessidades do seu negócio. Hoje em dia, a maioria dos softwares de gestão online incluem a oportunidade de um período trial. Utilize este período para perceber quais são as vantagens e limitações do sistema.

 

Evite os softwares de faturação gratuitos

Nós sabemos que a palavra “grátis” é extremamente tentadora, mas lembre-se que muitas vezes o barato sai caro! Os softwares de faturação gratuitos podem parecer uma excelente opção para contenção de custos, mas também podem trazer problemas. Afinal, estes sistemas não são tão completos e, muitas vezes, não oferecem o apoio técnico que precisa.

 

Recorra à equipa de suporte

O apoio ao cliente deve ser um dos fatores a considerar na compra de um programa de faturação. É importante que este serviço consiga responder de forma rápida e direta às suas questões. Isto é essencial para que consiga tirar total partido do sistema que está a utilizar.

 

Escolha um software certificado pela Autoridade Tributária

Tenha atenção a este ponto! A certificação pela AT é obrigatória para todos os programas de faturação. Esta é feita através da atribuição de um número de identificação a todos os softwares que cumpra os requisitos legais em vigor.

 

Estes são os principais pontos que deve ter em conta quando procura um software de faturação para o seu negócio.

Na Controlex Sistemas temos diversos sistemas à sua disposição. A nossa equipa de técnicos especializados podem ajudá-lo na sua escolha.

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14 Dezembro, 2017 / 
Os Benefícios de ter um Software de Faturação para a Gestão de Negócios

Os Benefícios de um Software de Faturação para a Gestão de Negócios

A gestão de negócios pode tornar-se mais simples e eficiente com as ferramentas certas. O software de faturação é uma delas!

Nos negócios de atendimento ao público, um programa de faturação – ou POS – pode ser uma enorme ajuda. Para além de ser uma obrigação legal, este programa pode ajudar o seu negócio a crescer, quando utilizado corretamente.

Os especialistas afirmam que se pode resumir os benefícios de um software de faturação em três palavras: economia, controlo e eficiência.

Descubra como esta ferramenta pode ajudar na gestão do seu negócio!

 

Benefícios de um Software de Faturação

 

√ Maior controlo do seu negócio

Um sistema POS permite que tenha maior controlo sobre o seu negócio, mesmo não estando no estabelecimento. Este programa permite que acompanhe todas as informações sobre o seu negócio de uma forma simples.

 

√ Controlo de stocks

Negócios como restaurantes, bares, cafés e pastelarias precisam de controlar constantemente o stock. Esta é uma das funcionalidades de um software de faturação que pode tirar partido. O controlo de stocks vai trazer ao seu negócio em termos de tempo e eficiência. Esta funcionalidade permite que deixe de perder tempo na realização de inventários, tudo o que precisa é de registar a entrada e saída de produtos no seu programa.

 

√ Proteção de dados e informações

A informação é um dos bens mais preciosos de uma empresa. Isto inclui tanto os dados de faturação como as informações sobre os clientes. Ao implementar um software de faturação consegue garantir que todos estes dados estão guardados de forma segura.

 

√ Maior capacidade de decisão

Um programa de faturação permite que tenha acesso a todos os dados que precisa para a gestão da sua empresa. Isto resulta numa gestão mais eficiente e numa maior capacidade de tomada de decisão. Informações atualizadas e sempre disponíveis permitem saber em que ponto está o seu negócio e garantir que toma decisões em plena consciência.

 

√ Produtividade e Poupança

Implementar um software de faturação significa poupança – de tempo e dinheiro – para o seu negócio. Em primeiro lugar, a automatização dos processos permite que não perca horas a atualizar informações. Para além disso, diminui a possibilidade de erros humanos. Para além disso, vai tornar-se mais produtivo, uma vez que vai passar menos tempo a tratar da contabilidade e mais tempo a dedicar-se ao crescimento do seu negócio.

 

A Controlex Sistemas tem à sua disposição diversas soluções de faturação que vão ajudar o seu negócio a crescer. Pode conhecer os nossos equipamentos POS aqui.

 

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14 Novembro, 2017 / 
A importância de um software de faturação na gestão de negócios

A importância de um software de faturação para o seu negócio

Um software de faturação é uma das ferramentas essenciais para a gestão de negócios de atendimento ao público.

A fiscalização nesta área de negócio tornou-se cada vez mais apertada. Falhas na faturação podem trazer severas consequências para o seu negócio. Para além das possíveis coimas, a falta de transparência pode fazer estragos na reputação do seu estabelecimento.

É por isto que se torna essencial que os proprietários de restaurantes, cafés, bares, pastelarias, lojas e outros negócios de atendimento ao público implementem um software de faturação. Esta é a melhor forma de garantir o cumprimento de todas as obrigações.

No entanto, a escolha de um programa de faturação nem sempre é fácil!

Antes de tomar uma decisão existem diferentes aspetos que deve analisar. É importante que o software de faturação permita um processamento descomplicado, rápido e eficiente.

O programa de faturação deve estar preparado para responder eficazmente às operações diárias do seu estabelecimento e auxiliá-lo na condução do negócio.

Esta ferramenta vai tornar mais simples as operações de contabilidade. Esta é a forma mais eficaz de fazer uma correta gestão dos investimentos, cobranças e rendimentos. Para além disso, este programa ajuda a melhorar a eficiência e competência do seu negócio.

 

A importância de escolher um software de faturação certificado

Um software de faturação é uma ferramenta essencial que o vai ajudar a lidar com a parte mais complicada da gestão de negócios, tal como as obrigações legais e fiscais.

A certificação pela Autoridade Tributária – AT – é um dos aspetos que deve ter em conta na sua escolha. A certificação do programa de faturação é obrigatória por lei. Esta é registada através de um número que está ligado aos softwares que cumprem os requisitos legais em vigor.

Ao escolher um software de faturação certificado garante que este programa está preparado para respeitar as normas em vigor, como é o caso do preenchimento do ficheiro SAF-T (PT).

 

Na Controlex Sistemas pode encontrar os melhores softwares de faturação para o seu negócio. A nossa empresa tem à sua disposição diversas soluções, resta escolher qual a que se adequa melhor às necessidades do seu estabelecimento.

 

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17 Outubro, 2017 /